Документальное оформление движение материально производственных запасов. Документальное оформление движения материально-производственных запасов. суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением матер

4.1. Бухгалтерский учет и документальное оформление сырья и материалов

4.2. Бухгалтерский учет и документальное оформление готовой продукции

4.3. Бухгалтерский учет и документальное оформление товаров

4.1. Учет МПЗ регламентируется ПБУ №5/2001 приказ Минфина РФ №44н от 9.07.2001. В соответствии с этим документом к МПЗ относится:

1) сырье и материалы

2) готовая продукция

3) товары

Единица бухгалтерского учета МПЗ выбирается организацией самостоятельно. Таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. Как правило, единицей МПЗ может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.д. МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. При этом необходимо учитывать следующее: фактическая себестоимость МПЗ при их изготовлении самой организацией определяется исходя из фактических затрат; фактическая себестоимость при внесении МПЗ в счет вклада в УК, по договорам мены (бартера), при безвозмездном поступлении определяется так же, как это изложена в теме «Учет ОС». Стоимость МПЗ, по которой они приняты к бухгалтерскому учету не подлежит изменению кроме случаев, установленных законодательством (возможна уценка МПЗ).

Документальное оформление движения сырья и материалов можно разделить на несколько составляющих:

1) документы, которыми оформляются поступления сырья и материалов от других организаций: договор купли-продажи, счет на оплату, счет-фактура, накладная, сертификат на соответствие установленным требованиям (не бухгалтерский документ), доверенность (форма М-2).

2) документы, которыми оформляется движение материалов внутри предприятия или на самом предприятии :

- приходный ордер (форма М-4) – применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, оформляется в день поступления ценностей на склад;

- акт о приемке материалов (форма М-7) – применятся для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

- лимитно - заборная карта (форма М-8) применяется для оформления отпуска материалов систематически потребляемых при изготовлении продукции с целью текущего контроля за соблюдением установленных лимитов;

- требование-накладная (форма М-11) применяется для оформления движения материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально – ответственными лицами;

- накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15) оформляется для отпуска материалов либо другим организациям, либо структурным подразделениям, находящимся в другой местности;

- карточка учета материалов (форма М-17) применяется для оформления движения материалов на складе по каждому сорту, виду и т.д.

Поступление сырья и материалов может отражаться в бухгалтерском учете одним из двух методов:

1) по фактической себестоимости: учет материалов ведется с использованием счета 10, при этом в учете движение материалов отражается следующими проводками:

- Д10 К60 оприходованы материалы, поступившие от поставщика по фактической себестоимости;

Д19 К60 выделен НДС по оприходованным материалам;

Д20 К10 списаны в основное производство материалы по фактической себестоимости;

В течение отчетного периода первой проводкой формируются фактические расходы, связанные с приобретением материалов по однородным группам. В конце отчетного периода после определения фактической себестоимости приобретенных материалов, производится оценка списанных материалов, которая отражается третьей проводкой. Существует несколько способов оценки списания материалов: по себестоимости каждой единицы, по средневзвешенной стоимости, ФИФО («первый на приход – первый в расход») первых по времени закупок. Способ оценки должен быть закреплен в приказе об учетной политике.

При первом способе списанию подлежит конкретное наименование сырья и материалов по цене, по которой они были приобретены.

При втором способе производится расчет средне взвешенной величины по определенному алгоритму:

В числителе сумма слагаемых стоимости остатков сырья и материалов и стоимости поступивших сырья и материалов за отчетный период; в знаменателе количество сырья и материалов на начало периода + количество поступивших сырья и материалов за отчетный период.

Третий – четкое ведение аналитического учета поступления сырья и материалов в хронологическом порядке, т.к. именно в этой последовательности производится их списание.

2) по учетным ценам : применяются счета 10, 15, 16, при этом движение сырья отражается следующими проводками:

Д10 К15 оприходованы материалы от поставщика по учетной стоимости

Д15 К60 учтены фактические расходы, связанные с приобретением сырья и материалов

Д19 К60 выделен НДС по расходам, связанным с приобретением материалов

Д20 К10 списаны материалы в основное производство по учетным ценам

Дальнейшее отражение в учете зависит от соотношения фактических затрат и учетных затрат. Если фактические затраты больше учетных, то необходимы следующие проводки:

Д16 К15 учтено отклонение, связанное с приобретением материалов

Д20 К16 списано выявленное отклонение на затраты

Фактические расходы меньше учетных:

Д15 К16 учтено отклонение в стоимости приобретенных материалов

Д20 К16 скорректированы затраты на стоимость выявленного отклонения – красное сторно

Учетные цены, как правило, определяются расчетным путем по данным о фактических расходах за предыдущий период. Учетная цена утверждается по каждому наименованию сырья и материалов.

Преимуществом этого способа учета является усиление учетно–аналитических функций и контрольных функций бухгалтерского учета сырья и материалов.

Типовые проводки по учету материалов

По дебету счета

		Отражено перемещение материалов внутри организации (со склада на склад)
		Оприходованы материалы по учетным ценам
		Оприходованы материальные ценности собственного производства (например, тара)
		В стоимость материалов включена сумма общепроизводственных расходов, непосредственно связанных с их приобретением
		В стоимость материалов включена сумма общехозяйственных расходов, непосредственно связанных с их приобретением
		Потери от брака уменьшены на стоимость возвратных отходов
		Оприходована часть выпущенной готовой продукции для ее использования в качестве материалов (сырья) (при использовании счета 40)
		Готовая продукция, необходимая для собственных нужд организации, переведена в состав материалов
		Оприходованы материалы, поступившие от поставщиков
		Получены материалы по договору краткосрочного займа
		Получены материалы по договору долгосрочного займа
		Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материалов
		Оприходованы материалы, внесенные в качестве вклада в уставный капитал
		Отражена стоимость услуг, оказанных сторонними организациями по доставке материалов
		Оприходованы материалы, выявленные при инвентаризации и ранее не учтенные на счетах бухгалтерского учета
		Оприходованы материалы, оставшиеся после списания основных средств или другого имущества организации

По кредиту счета

		Материалы, использованные при строительстве, реконструкции или модернизации объекта основных средств, списаны на увеличение его стоимости
		Материалы, использованные при создании нематериального актива, списаны на увеличение его стоимости
		Списаны материалы на затраты по производству продукции (выполнению работ, оказанию услуг)
		Стоимость материалов учтена в составе общепроизводственных расходов
		Стоимость материалов включена в состав общехозяйственных расходов
		Израсходованы материалы на исправление брака или гарантийный ремонт
		Стоимость материалов, использованных торговой организацией, учтена в расходах на продажу
		Списаны застрахованные материалы в результате их порчи или уничтожения за счет страхового возмещения
		Предъявлена претензия поставщикам материалов при несоответствии цен и тарифов, указанных в счетах на оплату, заключенным договорам (если несоответствие было выявлено после оприходования ценностей)
		Переданы участнику простого товарищества материалы при прекращении договора о совместной деятельности (на отдельном балансе совместной деятельности)
		Стоимость материалов, выбывших в результате продажи или списания, учтена в составе прочих расходов
		Отражена недостача материалов

4.2 Документальное оформление движения готовой продукции может осуществляется при помощи унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата №66 от 9.08.1999 г. В соответствии с этим документом применяются следующие формы:

МХ-1 акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

МХ-2 журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

МХ-3 акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

МХ-4 журнал учета поступающих грузов

МХ-15 акт об уценке товарно-материальных ценностей

МХ-18 накладная на передачу готовой продукции в места хранения (основная форма)

МХ-20 отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения

МХ-21 отчет экспедитора

Учет готовой продукции может вестись двумя способами:

1) по фактической себестоимости : при данном способе используется счет 43 и при этом учет движения готовой продукции отражается следующими проводками:

Д43 К20 оприходована готовая продукция на склад по фактической себестоимости

по фактической себестоимости

Внутри отчетного периода (месяца) движение готовой продукции учитывается в натуральных измерителях. В конце периода определяется фактическая себестоимость и затем определяется стоимость списания готовой продукции, при этом могут использоваться те же методы, как для сырья и материалов.

2) по нормативно-плановой себестоимости: подразумевает использование кроме счета 43, счета 40 «Выпуск продукции». При этом способе учета движение готовой продукции отражается следующими проводками:

Д43 К40 оприходована готовая продукция по нормативно-плановой себестоимости

Д40 К20 учтены фактические расходы, связанные с выпуском готовой продукции

Д62 К90 реализована готовая продукция покупателям

Д90 К68 начислен НДС с реализации

Д90 К43 списана готовая продукция в реализацию по нормативно-плановой себестоимости

Дальнейшие проводки зависят от соотношения фактической и плановой себестоимости. Если фактическая себестоимость больше плановой , то необходимо сделать проводку Д90 К40 учтено отклонение фактической себестоимости от плановой. Если фактическая себестоимость меньше плановой – Д90 К40 метод «красное сторно».

Определение плановой себестоимости по каждому наименованию готовой продукции осуществляется расчетным путем по данным за прошлые периоды (полгода, год и т.д., как правило, больше года не берется).

Преимуществом использования данного метода является усиление учетно-аналитических и контрольных функций бухгалтерского учета.

Типовые проводки по учету готовой продукции

По дебету счета

		Оприходована готовая продукция, выпущенная основным производством
		Оприходована готовая продукция, выпущенная вспомогательным производством
		Оприходована готовая продукция, выпущенная обслуживающим производством
		Оприходована выпущенная из производства готовая продукция по нормативной (плановой) себестоимости
		Филиал, выделенный на отдельный баланс, получил от головного отделения организации готовую продукцию (в учете филиала)
		Головное отделение организации получило от филиала, выделенного на отдельный баланс, готовую продукцию (в учете головного отделения организации)
		Оприходована готовая продукция, полученная в качестве вклада по договору о совместной деятельности (на отдельном балансе совместной деятельности)

По кредиту счета

		Готовая продукция переведена в состав материалов для использования на собственные нужды организации
		Готовая продукция передана для нужд основного производства; возвращена готовая продукция со склада на доработку в основное производство
		Готовая продукция передана для нужд вспомогательного производства
		Готовая продукция передана на общепроизводственные нужды
		Готовая продукция передана на общехозяйственные нужды
		Забракована готовая продукция собственного производства
		Продукция собственного производства использована на исправление брака
		Готовая продукция использована для целей сбыта (продажи) другой продукции (работ, услуг)
		Готовая продукция отгружена покупателю (если выручка от продажи определенное время не может быть признана, например, если договором установлен особый порядок перехода права собственности от продавца к покупателю, а также при экспорте и по договору комиссии)
		Стоимость утраченной застрахованной продукции собственного производства списана за счет страхового возмещения
		Филиал, выделенный на отдельный баланс, передал головному отделению организации готовую продукцию (в учете филиала)
		Головное отделение организации передало филиалу, выделенному на отдельный баланс, готовую продукцию (в учете головного отделения организации)
		Передана участнику простого товарищества готовая продукция при прекращении договора о совместной деятельности (на отдельном балансе совместной деятельности)
		Списана себестоимость проданной готовой продукции
		Списана на прочие расходы стоимость готовой продукции в связи с чрезвычайными обстоятельствами
		Отражена недостача готовой продукции
		Готовая продукция использована при выполнении работ, затраты на которые учитывают как расходы будущих периодов

4.3. Документальное оформление товаров может осуществляться при помощи унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998 г. В соответствии с этим документом применяются следующие формы:

Торг-1 акт о приемке товаров

Торг-7 журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары

Торг-12 товарная накладная

Торг-13 накладная на внутренние перемещения, передачу товаров, тары

Торг-15 акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей

Торг-16 акт о списании товаров

Торг-29 товарный отчет

Торг-30 отчет о таре

Обычно учет товара ведется одним из двух методов:

1) по покупной стоимости

2) по продажным ценам

Отражение в учете движения товаров этими методами представим в таблице:

Хозяйственная операция	По покупной стоимости			По продажной цене
1. Оприходованы товары, поступившие от поставщика
2. Учтен НДС по приобретенным ценностям
3. Начислена торговая наценка
4. Реализованы товары покупателю
5. Начислен НДС с реализации
6. Списаны товары в реализацию
7. Возмещен НДС по приобретенным ценностям
8. Поступили денежные средства от покупателей на РС
9. Определен валовой доход (сумма реализованной наценки)
10. Погашена задолженность перед поставщиком
11. Списаны в реализацию расходы на продажу
12. Определен финансовый результат А) прибыль Б) убыток

Второй метод (по продажным ценам) отличается от первого тем, что кроме счета 41 используется счет 42, при помощи которого стоимость товаров доводится до продажной стоимости, что отражено в таблице проводкой №3. В дальнейшем для определения реализованной наценки необходимо составить специальный расчет и определить сумму, которая будет стоять напротив проводки №9 из таблицы (красное сторно Д90 К42).

Существует несколько способов расчета реализованной торговой наценки:

1) по общему товарообороту

2) по ассортименту товарооборота

3) по среднему проценту

4) по результатам инвентаризации ассортимента остатка товара

Способ определения размера реализованной торговой наценки должен быть указан в приказе об учетной политике.

Первый метод (по покупным ценам), как правило, используется в оптовой торговле, а второй – в розничной.

При учете товара важное значение имеет выбранный предприятием способ отражения в учете транспортных расходов, связанных с доставкой товаров. Существует два основных варианта учета транспортных расходов:

1) транспортные расходы относятся на расходы на продажу с последующим их перераспределением на остаток нереализованных товаров на конец периода. При этом в учете делают запись Д44 К60.

2) транспортные расходы относятся на увеличение стоимости товара, что отражается записью Д41 К60. В этом случае выбирается база для распределения транспортных расходов по конкретным наименованиям товара.

Способ распределения транспортных расходов должен быть закреплен в учетной политике организации. Как правило, за базу распределения берут удельный вес стоимости конкретного наименования товара в общей стоимости товара.

Типовые проводки по учету товаров

По дебету счета

		Оприходованы товары по учетным ценам
		Отражена торговая наценка по товару, оприходованному в организации розничной торговли
		Оприходованы товары, поступившие от поставщиков
		В стоимости товаров учтены расходы, связанные с их приобретением
		Суммы невозмещаемых налогов и сборов, начисленных в связи с покупкой товаров, включены в их первоначальную стоимость
		Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами
		Поставщик удовлетворил претензию по недостаче товаров, допоставив их
		Выявленный при инвентаризации излишек товаров и тары учтен в составе прочих доходов

По кредиту счета

		Товары (покупные и комплектующие изделия) переданы для нужд основного производства
		Стоимость товаров, израсходованных торговой организацией на собственные нужды, включена в состав расходов на продажу
		Товары отгружены покупателю (если выручка от продажи определенное время не может быть признана, например, если договором установлен особый порядок перехода права собственности от продавца к покупателю, а также при экспорте и по договору комиссии)
		Предъявлена претензия поставщикам товаров при несоответствии цен и тарифов, указанных в счетах на оплату, заключенным договорам (если несоответствие было выявлено после оприходования ценностей)
		Списана себестоимость проданных товаров
		Списана на прочие расходы стоимость утраченных или испорченных товаров в связи с чрезвычайными обстоятельствами
		Отражена недостача товаров

Материальные производственные запасы (МПЗ) являются частью собственности, которая отвечает за производство различной продукции, предоставление услуг, а также применяется в управленческой деятельности предприятия или организации.

Классификация МПЗ

Согласно бухгалтерскому положению №5/01 материально производственные запасы подразделяются на следующие группы:

• сырьевые и основные материалы. К такой группе относятся объекты производства, отвечающие за изготовление товара или образующие его основу;
• материалы вспомогательного характера, которые воздействуют на сырье для улучшения потребительских качеств продукта, либо для обслуживания технического оборудования предприятия;
• приобретенные полуфабрикаты. В данном случае они являются своеобразным заготовочным сырьем, при обработке которых получается готовая продукция;
• рекуррентные остатки предприятия. Это отходы от материалов, появившиеся в результате производства готового продукта. Многие предприятия попутно производят из таких остатков, различный потребительский товар;
• горюче смазочные материалы. Которые в свою очередь классифицируются согласно предназначения на: хозяйственные (для отопления помещения), моторные (для заправки автомобильного и сельскохозяйственного транспорта) и технические (для обслуживания различных механизмов);
• упаковочные материалы. Используются для упаковки, перевозки и сохранности произведенных товаров;
  составляющие для различного применяемого оборудования и специализированной техники, которые применяются для замены вышедших из строя деталей.

Главные задачи, которые предусматривает учет материальных промышленных запасов, заключаются в следующем:

• постоянный надзор за всем циклом производства;
• контроль за хранением продукции;
• правильное оформление необходимой документации;
• точное определение стоимости готовой продукции;
• контроль за излишками или нехваткой определенной группы МПЗ;
• соблюдение всех норм, предусмотренных государственными законодательными актами.

Данная систематизация позволяет осуществлять бухгалтерскую отчетность о приходах, расходах и остатках материальных ценностей в определенной организации.

Анализ материально производственных запасов

МПЗ берутся к бухучету по фактической первоначальной стоимости. Которая является суммой потраченных предприятием денежных средств на закупку необходимых производственных материалов.

Кроме этого фактические затраты могут осуществляться на следующие цели:

• уплата финансовых средств согласно договору, заключенному между организацией и поставщиком;
• оплата всевозможных оказываемых услуг, и предоставляемой необходимой информации предприятию;
• уплата таможенных налогов;
• уплата невозмещаемых пошлин;
• различные поощрения, которые уплачиваются маклерским учреждением, с помощью которого были получены материальные производственные ценности;
• расходы понесенные в результате подготовки и транспортировки необходимой производственной продукции;
• оплата страховки приобретаемых материальных запасов.

Фактические расходы не могут включать в себя затраты полученные при покупке общехозяйственных материальных ценностей. Реальную первоначальную стоимость МПЗ при их производстве непосредственно силами предприятия формулируется расходами, связанными с производством данных резервов.

В случае, если реальная себестоимость получена путем внесения ценностей в уставной капитал предприятия, то она определяется с помощью финансового анализа, проведенного и согласованного участниками данной организации.

Оценка материальных запасов может производиться одним из нижеперечисленных способов:

• по средней первоначальной стоимости;
• по первоначальной стоимости каждого товара в отдельности;
• ФИФО (по себестоимости 1-ых согласно периоду закупок;
• ЛИФО (по себестоимости последующих согласно периоду закупок).

Первый метод анализа материально-производственных запасов является самым востребованным среди бухгалтерских работников организаций находящихся в Российской Федерации.

Документальное формирование операций по перемещению МПЗ

Все экономические процедуры в обязательном порядке должны осуществляться с помощью подтверждающей документации. Такой пакет документов состоит из первичных учетных актов, которые в первую очередь предназначаются для ведения на законодательном уровне.

Основная документация по движению материальных запасов должна оформляться под четким руководством первого руководителя и главного бухгалтера предприятия, которые несут ответственность перед контролирующими органами за правильность их составления.

Ели производственные ценности поступают от производителей, то завскладом обязан проверить получаемый товар на соответствие с сопровождающими документами поставщика. При отсутствии разногласий, в этот же день заведующий складом должен составить в единственном экземпляре акт (приходный ордер по форме №М-И) на весь полученный товар. В случае если поставленная продукция не совпадает с предоставленными к ней документами, совместно с уполномоченным лицом поставщика составляет акт по форме №М-71 в двух образцах.

Также приходные акты составляются когда МПЗ поступает на предприятие от физического лица, работающего в этой организации. Такие ценности в основном приобретаются по наличному в точках розничной торговли. Такие закупки тоже должны быть подтверждены оправдательными документами (чеками, справками, актами).

Акты по форме М-11 выписываются, если материальные запасы перемещаются внутри организации (из одного участка на другой или из склада в цех). В таких случаях распоряжение на оформление накладных документов должно поступить от работников снабжения.

Учет материальных запасов

Передвижение и остаток материальных ценностей подлежит обязательному учету на предприятии. Который осуществляется работниками складских помещений и бухгалтерского отдела.

Данные ответственные лица для законно правильного ведения учета имеющихся ценностей, должны произвести следующие действия:

• работники бухгалтерии открывают ;
• после чего в карточку вносят информацию о находящемся материале;
• заполненную карточку передают из бухгалтерии на склад;
• завсклада фиксирует записи в заведенных карточках о приходах, расходах и остатках материальных ценностей;
• одновременно с карточками кладовщик заполняет книгу сортового учета.

Вся основная документация по учету материальных запасов поступает из всех отделов и цехов предприятия в бухгалтерию. Где, после щепетильной проверки все полученные учетные документы отправляются на вычислительную машину.

Имеется два варианта учета материальных запасов с помощью карточек, в которых фиксируются все бухгалтерские операции, основанные на :в первом случае бухгалтерия заводит

1. карточку исключительно на определенный сорт и вид поступающей продукции. В данных карточках учет ведется как в натуральном, так и в денежном эквиваленте. По истечению месячного периода, такие карточки должны сверяться и соответствовать карточкам учета на складе;
2. во втором случае, все оборотные документы складываются по сортиментным номерам. В конце отчетного периода считаются итоговые цифры, которые в последствие вписываются в ведомости.

Какой из вариантов более удобный, каждая фирма определяет самостоятельно. Единственно важным остается правдивое отражение финансовой деятельности предприятия.

Что такое , кто должен им заниматься на предприятии? Читайте об этом в нашем материале.

Синтетический или обобщенный учет МПЗ

В ходе инвентаризации особое внимание уделяется наличию и состоянию производственных запасов, что должно подтверждаться соответствующими документами.

Законодательством предусмотрено, что период проведения описи может определять лично руководитель предприятия, за исключением если:

• у собственности меняется владелец;
• составляется годовая отчетность;
• имеются факты повреждения или хищения собственности;
• имеют место форс-мажорные обстоятельства, предусмотренные законодательными актами.

Если проведенная инвентаризация показала на недостачу материальных ценностей, то ответственность несет должностное лицо осуществляющее контроль над правильностью ведения учета производственных .

Документальное оформление материально-производственных запасов создает определяющий момент в соблюдении требований законодательства по бухгалтерскому учету активов. Главной задачей учета материально-производственных запасов (МПЗ) является своевременное отражение в учете их движения, достоверное оформление поступления и выбытия.

Документальное оформление материально-производственных запасов — основные моменты

Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В методических указаниях установлен порядок постановки учета запасов в организациях (кроме кредитных и бюджетных учреждений). Согласно указаниям организации могут принять внутренние положения по документальному оформлению материально-производственных запасов , разработать собственные инструкции, а также формы первичных документов.

Вся первичка на документальное оформление поступления и расхода материальных запасов должна обеспечить надлежащий контроль над поступлением, отпуском, выбытием, перемещением запасов организации. Необходимо установить перечень должностных лиц организации, ответственных за получение и отпуск материально-производственных запасов, а также имеющих право подписи первичных документов.

Своевременное правильное документальное оформление движения материально-производственных запасов позволит организации вывести достоверную фактическую себестоимость МПЗ, осуществить надлежащий контроль над их сохранностью. Налаженный учет запасов имеет огромное значение, например, для обеспечения бесперебойного выпуска продукции или оказания услуг, выполнения работ, при которых необходимо владеть оперативными данными о наличии остатков сырья и материалов.

Документальное оформление движения производственных запасов должно обеспечивать непрерывное отражение движения запасов, позволить вести количественный учет. Организация имеет право использовать унифицированные формы документов, утвержденные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, отраслевые формы, принятые федеральными органами исполнительной власти, а также самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, определенные законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дату;
• наименование организации, оформившей документ;
• содержание хозяйственного факта;
• натуральный и (или) денежный измеритель с указанием единицы измерения;
• должности лиц, совершивших сделку, их подписи с расшифровкой.

Как оформляется поступление запасов, их внутреннее движение

При поступлении материала от поставщика вместе с товаром в организацию поступают товаросопроводительные документы: товарные накладные, требования-поручения, товарно-транспортные накладные, сертификаты, качественные удостоверения и др.

Документальное оформление поступления материально-производственных запасов происходит путем заполнения приходного ордера формы № М-4, либо на документ поставщика ставится оттиск штампа, заменяющего заполнение приходного ордера и содержащего все его реквизиты.

Форму М-4 скачайте на сайте.

Если при приемке материалов обнаружены расхождения по количеству, ассортименту, качеству и другим данным по документам, специальная комиссия должна составить акт по форме М-7. Форму М-7 скачайте на сайте.

При закупке материала подотчетным лицом оприходование запаса проводится в общеустановленном порядке.

На склад может поступить и собственная продукция, предназначенная для внутреннего потребления, также могут поступать возвратные отходы, материалы, полученные после демонтажа основных средств. Такой приход материала, а также передача между подразделениями оформляются накладными на внутреннее перемещение по типовой межотраслевой форме М-11. Правила ее заполнения изучите в материале .

Как осуществляется документальное оформление поступления и расхода материальных запасов на складе

Отпуск материала в производство обычно производится на основании утвержденных лимитов. При отпуске материалов со склада в собственные подразделения оформляются лимитно-заборные карты (форма № М-8), требование-накладная (№ М-11), накладная (№ М-15).

Лимитно-заборные карты используются, когда одни и те же материалы систематически отпускаются в производство. Также целью их применения является осуществление контроля над соблюдением установленных лимитов.

Бланк лимитно-заборных карт формы М-8 скачайте на сайте.

Форма № М-15 применяется при передаче МПЗ в территориально отдаленные подразделения организации.

На основании поступивших первичных документов в местах хранения запасов материально ответственное лицо ведет их количественный учет в карточках складского учета, а при небольшом количестве номенклатуры карточки можно заменить книгой складского учета. Их формы и образец заполнения посмотрите в статьях:

• ;

Переданные в эксплуатацию материальные ценности со временем теряют свои качества. Например, такие МПЗ, как инвентарь, инструмент, по истечении срока службы подлежат списанию с учета. Для этого составляется акт, форму которого можно найти в статье .

Итоги

При документальном оформлении поступления и расхода производственных запасов следует соблюдать требования законодательства, особенно в части наличия в документации всех обязательных реквизитов. Система учета МПЗ должна быть организована так, чтобы обеспечивалось своевременное, достоверное и полное отражение материальных ценностей на бухсчетах, была возможность вести надлежащий контроль за их движением.

Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов. Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) производственных запасов должны оформляться первичными учетными документами.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

При осуществлении учета производственных запасов используются следующие унифицированные формы пер­вичной документации:

- доверенность (формы № М-2 и № М-2а)применя­ется для оформления права выступать в качестве дове­ренного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Выданные доверенности регис­трируются в пронумерованном и прошнурованном журна­ле учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Форма № М-2а применяется организациями, получение материальных ценностей в которых по доверен­ности носит массовый характер;

- приходный ордер (форма № М-4)используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном эк­земпляре материально ответственным лицом в день по­ступления ценностей на склад;

- акт о приемке материалов (форма № М-7)предназна­чен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству,
качеству, ассортименту с данными сопроводительных до­кументов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактуро­ванных поставок);

- лимитно-заборная карта (форма № М-8)использует­ся для оформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг;

- требование-накладная (форма № М-11)применяет­ся для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;

- накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15)предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторон­ним организациям;

Карточка учета материалов (форма № М-17)заполня­ется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам;

- акт об оприходовании материальных ценностей, полу­ченных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (фор­ма № М-35),применяется для оформления поступления пригодных к использованию в организации материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств.

Первичные документы по поступлению и расходованию материалов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием материалов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль над соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, собственного производства.

Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование (в двух экземплярах -- один непосредственно покупателю, другой через банк), товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и др.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый для списания с цеха-сдатчика, второй на склад.

Документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления.

Накладная поступает в отдел снабжения, где проверяют соответствие объема, ассортимента, цен, качество материала, затем в бухгалтерию.

Квитанция транспортной организации передается экспедитору для получения и доставки материалов. Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом. Принятые материалы оформляют приходными ордерами, которые подписываются заведующим складом и экспедитором.

Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону. Расход материалов ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной.

Необходимыми предпосылками действенного контроля над сохранностью запасов являются:

наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.);

оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

организация, там, где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;

определение перечня центральных складов, складов, являющихся самостоятельными учетными единицами;

установление порядка нормирования расхода запасов;

установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право, подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом, являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной материальной ответственности.

Материалы на складах учитываются в карточках складского учета, открываемых на каждое отделение наименования материала. В карточках указываются наименование материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учетная цена. Постоянные записи о движении материала на складах в карточках складского учета производятся кладовщиком на основании первичных документов по приходу и расходу материалов.

После каждой записи по поступлению или выдаче материалов в карточке выводят остаток. Совокупность всех складских карточек составляет складскую картотеку.

К внутренним документам, оформляемым в момент приемки материалов на складах организации, относятся:

приходный ордер - применяется при приемке материалов, количество, качество, ассортимент и комплектность которых, соответствует условиям договора;

акт о приемке материалов - применяется при приемке материалов, количество, качество, ассортимент и комплектность которых, не соответствует условиям договоров, а также материалов, поступивших без товаросопроводительных документов поставщика. При нарушении условий поставок кладовщик либо не принимает полностью доставленную партию, либо расписывается в приходной накладной за принятые позиции и прочеркивает не принятые, либо составляет соответствующий коммерческий акт с указанием причин не принятия.

При поступлении материалов необходимо:

зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

проверить соответствие данных этих документов договорам поставки - по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

проверить правильность расчетов в расчетных документах;

оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

передать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота в организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.