Материалы и систематизировать информацию по. Понятие и виды кадастров. Кадастры природных ресурсов являются одним из важнейших источников информации о них и представляют собой систематизи­рованную систему сведений о. Систематизация и структурирование инфо

Учебное издание, содержащее систематизированные сведения научного или прикладного характера, изложенные в форме, удобной для изучения и преподавания, и рассчитанное на учащихся разного возраста и ступени обучения.

Функциональное назначение учебных изданий обеспечение процесса обучения, содействие усвоению знаний в условиях определенной системы образования, подготовки и переподготовки кадров. Они частично выполняют также воспитательную функцию.

По читательскому назначению Классификация учебных изданий учебные издания для общеобразовательной школы (началь ной и старшей школы), учебные издания для средних специ альных заведений, учебные издания для высших учебных заведений

По роли в учебном учебники процессе учебные пособия (относятся также хрестоматии, кни ги для чтения, таблицы, атласы, отдельно изданные части курса, учебные наглядные пособия) практикумы: сборник задач упражнений практических заданий лабораторный практикум программно методические издания: учеб ная программа учебно методическое пособие методические рекомендации

Учебник издание, содержащее систематическое изложение учебной дисциплины (ее раздела, части), соответствующее учебной программе и официально утвержденное в качестве данного вида издания. Для него характерна строгость и точность отбора и изложения материала, четкая структура, преемственность, тематическое и методическое единство. Учебники одновременно выполняют функции обучающие, воспитательные и развивающие. В них предусмотрены компоненты, рассчитанные на закрепление пройденного материала.

Учебное пособие издание, дополняющее или частично (полностью) заменяющее учебник, официально утвержденное в качестве данного вида издания. Разница между учебником и учебным пособием состоит в том, что в учебнике теоретические основы курса излагаются в строгом соответствии с программой, а в учебном пособии - без учета таковой.

К учебным пособиям относятся также хрестоматии, кни гидля чтения, таблицы, атласы, отдельно изданные части курса, учебные наглядные пособия. Хрестоматия - учебное пособие, содержащее литератур но художественные, исторические и иные произведения или отрывки из них, составляющие объект изучения учебной дисциплины. Она помогает развитию аналитических способ ностей, приобретению навыков анализа.

Практикум - учебное издание, содержащее практические задания и упражнения, способствующие усвоению теоретиче ских знаний. Он содействует приобретению практических на выков, умению использовать знания для решения практиче ских задач, закреплению пройденного материала (сборник задач, упражнений, практических заданий, лабораторный практикум).

Учебное наглядное пособие - изоиздание, содержащее материалы в помощь изучению, преподаванию и воспитанию. Оно помогает наглядно представить изучаемые объекты и явления, лучше понять их суть.

Учебная программа - это учебное издание, определяющее содержание, объем, а также Программно порядок изучения и методические преподавания какой либо издания учебной дисциплины (ее раздела, части). Она помогает управлять учебным процессом, упорядочить его.

Учебно методическое пособие - издание, содержащее материалы по методике преподавания учебной дисциплины (ее раздела, части) или методике воспитания. Оно помогает научиться работать самостоятельно. Отражает произведения, в которых излагается методика освоения всего курса, отдельных его разделов, частей, тем или выполнение практических заданий.

Методические рекомендации (указания) - издание, со держащее разъяснения по определенной теме, разделу или вопросу учебной дисциплины, определяющее методику выполнения определенных заданий, определенного вида работ (семинарских, практических).

Особенности текста и оформления Особенность характера информации УИ широкий те матический диапазон, обусловленный номенклатурой учеб ных дисциплин, изучаемых во всех типах учебных заведе ний. Изда ются. УИ, полностью охватывающие курс, и учебные пособия по отдельным разделам.

Предметы УИ - это научные и прикладные сведения, но не во всем объеме, а в виде основных законов и выводов, которые составляют основу науки или прикладных знаний. Объем материала определяется программой обучения.

Особенности текста и оформления Оформление учебных изданий зависит от того, для какого типа учебных заведений они предназначены и к какому виду относятся. В учебниках и практикумах для общеобразова тельной школы применяются шрифты разнообразного кегля от кг 16 14 в книгах 1 4 кл. , до кг 10 в книгах для старших классов. Система рубрикации в них отличается дроб ностью и графической яркостью. Применяется большое ко личество разнообразных внутренних выделений, шрифтовых наборных, цветовых. В учебных изданиях для общеобразова тельной школы иллюстрации занимают до 20% площади набора, для старших классов – 12 15%. Иллюстрации час то даются и на переплетах, и на форзацах. Преобладают мно гоцветные иллюстрации.

Учебники, учебные пособия, практикумы для высших и средних учеб ныхзаведений отлича ютсябольшими объемами. Особенности текста и оформления Внутритекстовые выделения оформ ляются редко, в основном сменой начертания шрифта. Ил люстрации сопровождают основной текст учебников, преоб ладают схематические изображения, чаще однокрасочные. Общим для учебников, учебных пособий и практикумов для всех типов школ является добротное оформление. Их печатают на прочных сортах бумаги, покрывают составными или цельнокрытыми тканевыми переплетами. Учебные про граммы и учебно методические пособия это большей час тью брошюры, покрытые текстовыми обложками. В програм мах отсутствуют иллюстрации.

Аннотация: В этой лекции мы рассмотрим такие вопросы: ассоциации как основа работы человеческого мозга, понятие о теориях обработки, систематизации и визуализации информации, Mind mapping и визуальное мышление.

Как уже говорилось выше, предметом этого курса является mind mapping – эффективная техника повышения персональной продуктивности. Но прежде чем обсуждать области применимости mind map "ов, правила их построения и типичные ошибки их использования, более того, прежде чем пытаться объяснить, что такое mind mapping вообще, нужно поговорить о визуальном (или радиантном) мышлении, воплощением и результатом которого являются mind map "ы.

Ассоциации как основа работы человеческого мозга

Вы когда-нибудь задумывались о том, на каких принципах основана работа тех сверхмощных компьютеров, которые каждый из нас носит внутри своего черепа? Готов держать пари – первая мысль, пришедшая в голову большинству читателей, была о микропроцессорах, лежащих в основе наших ноутбуков и рабочих станций. Однако смутные подозрения о несопоставимости "весовых категорий" кремниевого микрочипа и головного мозга все же не дают нам с уверенностью рассуждать о том, как все просто – двоичная арифметика, "есть импульс – нет импульса" и все такое. Да, как модель работы мозга двоичная машина вполне приемлема, но очень уж грубая это модель (мы же помним, что любая модель отражает только одно, наиболее важное в данном контексте свойство объекта, правда?). Как-то слишком примитивно получается – свести наше мышление к нулям и единичкам. А как же тогда объяснить тот каскад мелких воспоминаний – ощущений, цветов, запахов, идей, проносящихся перед нашим мысленным взором, когда мы о чем-то думаем? Многие из этих образов для большинства посторонних людей никак не связаны с предметом наших размышлений и значат что-то конкретное только для них, поскольку связаны с какими-то личными воспоминаниями и переживаниями. Позвольте себе подумать о чем-то и не придерживайтесь какого-то определенного направления мысли – вы будете удивлены тем, как быстро и далеко вы уйдете от первоначальной темы размышлений: сменяющиеся образы, связанные, как звенья одной цепи, вытаскивая друг друга из закромов памяти, быстро уведут вас от объекта, о котором вы подумали. Конечно, можно попытаться объяснить подобное поведение нашего мозга тем, что он просто отрабатывает гениально сложную разветвленную программу обработки информации с учетом данных, уже хранящихся в памяти, но все далеко не так просто.

Любая информация , поступающая в наш мозг (неважно, что это – прикосновение, вкус, запах, цвет, звук), вытаскивает за собой на свет Божий массу мелких воспоминаний, мыслей и ощущений, подобно тому, как от упавшего в пруд камня расходятся по поверхности воды концентрические круги. А каждое из этих воспоминаний тянет за собой массу других, которые, в свою очередь , вызывают к жизни все новые и новые образы, мысли или идеи. Да, я понимаю, что уже немного утомил читателя своими пространными рассуждениями. А суть их состояла в том, что единички и нолики, возможно хороши для того, чтобы объяснить, как работает наш мозг на "физическом уровне", но если речь идет о принципах его работы , то следует говорить не о битах, а об ассоциациях как минимальных единицах обработки информации человеческим мозгом . Помните понятие лексемы как минимальной единицы языка, имеющей самостоятельный смысл? Так вот, в том языке, на котором "говорит" наш мозг, такими лексемами являются ассоциации. Что же такое ассоциация ?

Ассоциация :

• в физиологии – образование временной связи между индифферентными раздражителями в результате их многократного сочетания по времени;
• в психологии – закономерная связь между отдельными событиями, фактами, предметами или явлениями, отраженными в сознании и закрепленными в памяти.

При наличии ассоциативной связи между психическими явлениями A и B возникновение в сознании человека явления A закономерным образом влечет появление в сознании явления B.

Итак, каждая ассоциация связана с огромным числом новых ассоциаций, которые, в свою очередь , связаны с новыми и новыми понятиями. Таким образом, мышление можно представить в виде сложного ассоциативного алгоритма, своего рода слалома по ветвям дерева ассоциаций, расходящимся от ствола – основной мысли. В свое время профессор Анохин (http://ru.wikipedia.org/wiki/Анохин,_Пётр_Кузьмич) говорил, что возможности мозга по формированию ассоциативных связей намного превосходят его возможности по хранению информации. Что же касается информационной емкости мозга, то она тоже весьма впечатляет – доктор Марк Розенцвейг (http://en.wikipedia.org/wiki/Mark_Rosenzweig) писал, что даже в том случае, если бы человек запоминал 10 единиц информации ( слово , изображение или другое элементарное впечатление) каждую секунду в течение 100 лет, заполнить удалось бы менее одной десятой суммарного объема человеческой памяти. И сколько бы таких единиц информации ни хранилось у нас в голове, количество ассоциаций, связанных с ними, еще на несколько порядков выше! Потенциал человеческого мозга, связанный с созданием ассоциаций, поистине безграничен: все наши идеи, воспоминания и ощущения хранятся у нас в голове в виде своеобразных "треков" – извилистых ветвящихся дорожек, связывающих их с другими нашими мыслями.

Вот пример того, что обычно творится у нас в голове:

Не правда ли, весьма знакомая картина?

Таким образом, в основе работы нашего мозга лежат два важнейших принципа.

• Ассоциативное мышление – связь каждого воспоминания с массой других образов, и именно об этом принципе мы с вами говорили последние десять минут.
• Иерархия понятий – в каждом таком ассоциативном "треке" один из образов является главным (корневым), от которого расходятся ветви-дорожки к другим понятиям, идеям, воспоминаниям. В результате мы получаем некое дерево (или граф) образов, связанных с исходным понятием.

Если же постараться объединить эти два принципа (которые работают в комплексе, дополняя друг друга), то следует сказать о так называемом радиантном , или визуальном , мышлении . О нем мы поговорим в этой же лекции, но чуть позже. А пока постараемся разобраться в том, какие же теории обработки, систематизации и визуализации информации существуют в данный момент, и не имеют ли они каких-то общих черт с описанными нами выше принципами работы человеческого мозга.

Понятие о теориях обработки, систематизации и визуализации информации

Cуществующие теории обработки информации

Начнем с определений.

Обработка информации – любое преобразование информации из одного вида в другой, производимое по строгим формальным правилам.

Теория обработки информации (information-processing theory) – направление научного знания, изучающее то, как люди обращаются с информацией, отбирают и усваивают ее, а затем используют в процессе принятия решений и управления своим поведением.

Теории обработки информации применяются при изучении восприятия, памяти, внимания, речи, мышления и решения задач экспериментальной психологии. В свою очередь, большой вклад в развитие упомянутых теорий внесли математическая логика, техника связи, теория информации и теория вычислительных систем. Почему же мы говорим "теории" – во множественном числе? Дело в том, что на самом деле следует говорить о целом семействе абсолютно разрозненных теоретических и исследовательских программ. Естественно, как и в любом научном сообществе, согласия между исследователями нет и в помине – мнения ученых сходятся лишь в некоторых исходных посылках, теории и методологии исследований. В рамках упомянутого семейства можно выделить такие широко известные в узких кругах подходы, как трансформационная лингвистика (http://ru.wikipedia.org/wiki/Генеративная_лингвистика), психология Пиаже (http://www.gumer.info/bibliotek_Buks/Psihol/Jaroschev/11.php) и радикальный бихевиоризм. Бихевиоризм, в частности, занимался изучением поведения животных и активно распространял свои принципы на все области психологии. Однако возникли некоторые трудности при попытке распространить теорию и методы бихевиоризма на символические процессы человека, в частности, на языковые способности. Когда разочарование ученых в привычных методах стало всеобщим, исследователи-психологи обратились к другим теориям, в результате чего о бихевиоризме почти забыли. Тем не менее, ученые, развивающие теории обработки информации, разделяют со своими предшественниками-бихевиористами веру в эмпиризм, операционализм и т.п. Да, психологи отказались от распространения на людей выводов, полученных вследствие экспериментов с животными, и от объяснения видимого поведения индивидов внешними причинами, в частности, влияниями окружающей среды. В то же время общая методология и статистические методы обработки результатов экспериментов остались прежними – просто животных в качестве испытуемых сменили люди. Ученая братия вновь признала существование врожденных способностей и начала активно обсуждать такие внутренние процессы, как планы, стратегии, образы, решения и ассоциации .

ХХ век ознаменовался бурным развитием технологий связи – телефонии, радио и телевидения. Очень показательной была продемонстрированная психологами аналогия между обработкой информации человеческим мозгом и работой описанного в теории связи информационного канала. Большую роль в создании математической теории информации и переносе понятий теории связи на работу человеческого мозга сыграли исследования Клода Шеннона (знакомое имя, не правда ли?). Созданная им теория описывает передачу сообщений любой природы от любого источника любому получателю, в том числе и передачу сигналов внутри человеческого мозга.

Но вспомним еще об одном непонятном названии, упомянутом нами в начале этого раздела, – трансформационной лингвистике. В свое время Ноам Хомский (http://ru.wikipedia.org/wiki/Хомский,_Ноам) утверждал, что человеческий язык невозможно научно объяснить с позиций бихевиоризма. Он настаивал на том, что этот подход абсолютно неправильно представляет природу языка, игнорируя его структуру, правила и грамматику. Взамен этого он говорил о "правилах в голове" человека, позволяющих преобразовать (трансформировать) передаваемую информацию – разбить ее на смысловые единицы (слова) и связать эти единицы между собой. Отойдя от бихевиоризма, новая парадигма обработки информации в поисках идей все больше склонялась к лингвистике. Вот и современные исследователи стремятся обнаружить психологические процессы или умственные операции, которые лежат в основе языковой активности. Активно изучаются такие виды когнитивной активности, как восприятие, память, мышление и понимание. И понятие ассоциации опять не осталось в стороне.

Что же касается теории вычислительных систем, то за этим названием также скрывается целый выводок абсолютно разношерстных дисциплин. Сюда входят теория алгоритмов, численные методы, теория конечных автоматов, языки программирования, теория искусственного интеллекта и многое другое… И это не единственная черта, которая роднит теорию вычислительных систем с психологией обработки информации, – оба направления выросли из математической логики, оба занимались изучением природы разумного поведения, а появление вычислительных машин и развитие принципов, на которых они строились, привело к возникновению еще одной аналогии человеческих психических и интеллектуальных способностей. Машинные модели помогли в изучении мышления и в особенности – процесса решения задач. Отталкиваясь от этой аналогии, психологи пытаются объяснить, каким образом мозг получает информацию, перекодирует и сохраняет ее в памяти, каким образом он затем использует ее для принятия решений и управления поведением. Конечно, полного соответствия между работой мозга и компьютера нет и быть не может, но все же ученым удалось создать стройную концепцию, способную объяснить, каким образом интеллектуальная система – будь это человек или некое устройство – создает новые знания. Догадайтесь, какое понятие играет тут важнейшую роль? Да, конечно, вы правы – это понятие ассоциации !

Систематизация и структурирование информации

Итак, с обработкой информации мы разобрались, перейдем теперь к систематизации. Конечно, мы не забываем о том, что систематизация информации – это составная часть алгоритма обработки информации, некий его этап, но все равно, об этом этапе нужно сказать отдельно. Как всегда, сначала обратимся к определению:

Систематизировать – распределить элементы информации по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их.

Мозг человека (в контексте процессов восприятия, запоминания, преобразования информации и т.п.) работает именно с систематизированной информацией. Например, процесс запоминания проходит намного эффективнее, если человеку удается рационально структурировать получаемую информацию, разложить по полочкам, как говорят в народе. В коммуникативных процессах (помните, мы говорили о языке и лингвистике?) систематизированное представление передаваемой информации также играет важную роль. Систематизация и структурирование информации – важнейшие психологические механизмы, благодаря которым человеческий мозг может эффективно обрабатывать большие потоки информации.

Стремление к целостному охвату объекта изучения, к систематизации знаний свойственно любому процессу познания. Многие исследователи отмечали, что процесс работы мозга над проблемой идет от осознания свойств, характеристик и функций объекта изучения к поиску недостающих структурных элементов, связей и отношений между ними. А если овладеть системным подходом и развить свое умение систематизировать и структурировать информацию, можно помочь мозгу работать эффективнее в процессе учебы и при решении профессиональных задач.

Структуры данных бывают разные – линейные (список), табличные, иерархические (дерево). Деревья (графы) понятий, построенные на основе ассоциативных связей, – наиболее естественный для нашего мозга способ представления (структурирования) данных (хотя, строго говоря, не следует путать ассоциативные и классификационные отношения). Вспомним о визуальном мышлении? Кстати, раз уж мы заговорили о деревьях, то нам пора плавно перейти к рассмотрению вопроса о визуализации информации. Но прежде отметим, что существует целое направление научного знания, изучающее методы и приемы структурирования информации, которое называется информационной архитектурой . Классики говорят, что

информационная архитектура – как наука занимается принципами систематизации информации и навигации по ней с целью помочь людям более успешно находить и обрабатывать нужные им данные.

Визуализация информации

По сложившейся уже традиции, начнем с определения.

Визуализация информации – представление информации в виде графиков, диаграмм, структурных схем, таблиц, карт и т.д.

Зачем визуализировать информацию? "Глупый вопрос!" – воскликнет читатель. Конечно же, текст с картинками воспринимается лучше, чем "серый" текст, а картинки с текстом воспринимаются еще лучше. Недаром все мы так любим комиксы – ведь они позволяют нам буквально схватывать информацию на лету, казалось бы, не прикладывая ни малейших умственных усилий! А вспомните, насколько хорошо запоминался вам во время учебы материал тех лекций, которые сопровождались слайдами!

Первое, что приходит нам в голову при слове "визуализация", – это графики и диаграммы (вот она, сила ассоциаций!). С другой стороны, визуализировать таким образом можно только числовые данные, никому еще не удавалось построить график на основе связного текста. Для текста мы можем построить план, выделить основные мысли (тезисы) – сделать краткий конспект. О недостатках и вреде конспектирования мы поговорим чуть позже, а сейчас скажем о том, что если объединить план и краткий конспект – "развесить" тезисы по ветвям дерева, структура которого соответствует структуре (плану) текста, – то мы получим отличную структурную схему текста, которая запомнится намного лучше, чем любой конспект. В этом случае ветви будут играть роль тех "треков" – дорожек, связывающих понятия и тезисы, о которых мы говорили ранее.

Помните, как мы строили UML-диаграммы на основе описания проектируемой программной системы, полученного от ее будущих пользователей? Полученные картинки воспринимались и клиентами, и разработчиками намного проще и быстрее, чем текстовое описание. Точно так же можно "изобразить" абсолютно любой текст, не только техническое задание на разработку системы. Подход, описанный нами выше, позволяет визуально представить абсолютно любой текст – будь это сказка, техническое задание, лекция, фантастический роман или результаты совещания – в виде удобного и простого для восприятия дерева. Строить его можно как угодно – лишь бы получилась наглядная и понятная схема, которую хорошо бы еще проиллюстрировать подходящими по смыслу рисунками.

Такие схемы удобно применять и в общении при обсуждении каких-либо вопросов и проблем. Как показывает практика, отсутствие четких стандартов нотации не создает абсолютно никаких коммуникативных сложностей для участников обсуждений. Наоборот, использование невербальных форм представления информации позволяет концентрировать внимание именно на ключевых точках проблемы. Таким образом, визуализация является одним из наиболее перспективных направлений повышения эффективности анализа, представления, восприятия и понимания информации.

Ух, наконец-то мы покончили с нудным описанием научных теорий, методов и приемов, применяющихся для обработки, систематизации и визуализации информации! Предыдущая часть главы сильно утомила и автора, и читателей, и тем не менее, она была необходима: в результате мы увидели, что особенности работы нашего мозга уже активно применяются учеными в самых разных областях науки, многие вещи, которые кажутся нам привычными, – персональные компьютеры, пользовательские интерфейсы, базы знаний и т.д. – изначально строились с учетом ассоциативного характера человеческого мышления и его склонности к иерархическому представлению и визуализации информации. Но вершиной и естественным графическим выражением мыслительных процессов человека является mind mapping, к обсуждению которого мы наконец-то переходим. А заодно попытаемся расширить наше понимание принципов визуального мышления.

Приведение документации к последовательному порядку называют систематизацией. Чтобы обеспечить качественное управление компанией, информация в архиве должна быть оперативно найдена и обработана. Архивы создаются в виде электронной или материальной базы данных, а также автоматизируются. Опишем основные правила и требования.

Распределение документов по системе подразумевает следующее:

• определение метода систематизации;
• анализ документации от определения в дело до архивации;
• классификация номенклатуры дел;
• библиографическое описание.

Правильно проведенная систематизация данных документации позволяет достичь качества показателей не только в делопроизводстве, но и в плане экономии ресурсов организации, рабочего дня персонала. А также немаловажна оптимизация персонала на предприятии, о которой можно почитать .

Методы систематизации

Современные бизнес-процессы невозможны без информационного оснащения - делопроизводства и документооборота. Поэтому необходимо создать и классифицировать базы уже существующих данных, а также поступающую новую информацию, соблюдать требования к систематизации документов.

В классифицирование информации включено:

• номенклатуру;
• индексирование;
• методики поиска, накопления;
• способы доступа;
• сортировку запросов;
• способы предоставления.

Данные распределяются двумя основными способами:

1. В свободном тексте документы.
2. Структурированная информация.

Структурирование - это последовательность распределения данных. Применяется стандартный формат, т. е. заполняется чистая форма. Сведения переносятся или на бумажный носитель, или на ПК в текстовом редакторе.

Разделы со сведениями в стандарте называются полями, а заполненные форматы - записями. Собранные записи - это и есть база данных. Все записи распределяются так, чтобы определенную информацию можно было в них несложно найти.

Хорошей особенностью баз данных считается выдача зафиксированных ранее сведений, в которых имеются выходные данные и содержание (от минимума символов до детальной информации).

Архивная классификация может распределяться и по группам в виде:

• Тематики . Тематическое распределение проводится по тематике пакетов документации.
• Предмета . Предметное распределение делают в бумагах какой-нибудь одной определенной темы.
• Авторства . Распределение по авторству подразумевает сортировку по имени одного автора, творческой группы (публикации, тезисы, сообщения, диссертации, доклады).
• Номинала . Распределение по номиналу проводится для распорядительно-организационной документации одного вида: протоколов, соглашений, приказов, счетов, актов.
• Хронологии . Определение хронологическое делают по времени создания документов и срокам их хранения (например, годичные балансовые отчеты).

Чтобы четко организовать систематизацию, необходимо заранее предварительно подготовить документацию и собрать ее по определенным признакам. Далее будет следовать повторное распределение по вышеперечисленным группам.

Систематизация документов в делопроизводстве обеспечивает не только оперативный и точный доступ к данным, но и предотвращает несанкционированную утечку сведений. Целью систематизации является также слежение пути документа от даты его определения в производство и до поступления в архив, а в случае окончания актуальности - до уничтожения.

Без систематизации и правильно организованного процесса доступа к документации рабочий процесс любой организации будет затруднен. Это относится не только к коммерческим, но и к государственным структурам: так должным образом сохраняются документы, имеющие научную, историческую, социальную, экономическую, политическую ценность для державы.

Классификация по номенклатуре

Распределять информацию по номенклатуре можно по общим признакам, родству, то есть проводить типизацию. Примером простейшей номенклатурной классификации является группировка по комплексу предметов в «Дело». Всё же, систематизация архива - трудоемкий процесс, зато в дальнейшем такая организация существенно упростит работу, сделает делопроизводство элементарной процедурой.

Существует принятая терминология каталогизации по признакам группировок данных:

• Вопросно-предметных.

  Это распределение сведений по типовому виду. К примеру: файлы или папки по проекту промышленного объекта.

• Корреспондентских.

  Признак корреспондентский доминирует при структурировании переписки с любым физическим/юридическим лицом (к примеру, с ИП или областным кадастром недвижимости).

• Географических.

  По признаку географическому группируется документация корреспондентов в определенном регионе (к примеру, это может быть переписка между предприятиями-изготовителями Краснодарского края).

• Экспертных.

  По признаку экспертному учитываются сроки архивации документов (хранение временное - до 10 лет; хранение долговременное - более 10 лет).

Документная классификация может выполняться сразу по нескольким признакам в разных сочетаниях, только с условием в обязательном порядке экспертного. Возьмем, к примеру, рубрику дела: «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах на предприятии в течение 2015 года», объединяющий в своем составе корреспондентский, экспертный, авторский признаки.

На практике номенклатура дел распределяется системным перечнем документов в организации, созданных в установленном порядке с обозначением сроков их архивации. Регистрация и архивирование - основополагающие факторы закрепления порядка при аккумулировании бумаг в процессе интенсивной деятельности.

Важно! Фиксация индексов в номенклатуре дел в комплексе документов - это важный элемент, равно как для поиска информации, так и для экспертизы материальных ценностей, а также чтобы обеспечить их сохранность.

В идеале в номенклатурную систему пакетируются: регистрационно-справочные массивы структур компании, всех должностных лиц, картотеки, вне зависимости от степени конфиденциальности, типа носителя, способа фиксации данных. Таким образом, номенклатура дел:

• классифицирует и группирует исполненные бумаги в дело;
• систематизирует, индексирует дела и время архивирования;
• служит главным элементом учета;
• выступает как единственный элемент учета текущих дел, которые фиксируются документами в течение нескольких лет.

В номенклатуре может группироваться и документация временно действующих подразделений организаций, которые, при необходимости, будут служить для подтверждения полномочий юридической единицы компании или ее ликвидации. А также в производстве дел правопреемников из числа прочих предприятий для продолжения деятельности.

Систематизация по номенклатуре информации в деле максимально охватывает массив документации какого-либо одного вида деятельности, благодаря чему создается реальная возможность комфортного использования любого документа в любой момент.

В делопроизводственной теории различают три разных вида номенклатур:

• типовую;
• конкретную;
• примерную.

Корпорации дополняют их документами собственных структурных подразделений.

Типовые и примерные номенклатуры создаются с целью унификации баз данных, они устанавливают состав типовых дел по категориям подразделений организации. Так образуется единая индексация как нормативный документ делопроизводства в системе.

На будущий год составляют номенклатуру дел в завершающем квартале настоящего года, и после утверждения руководителя она становится нормативным актом.

Все перечисленные номенклатуры в систематизации предприятий разрабатываются спецслужбами или архивами ведомств. Целесообразно, чтобы все организации имели свои номенклатуры дел, составленные на основе примерных или типовых. Естественно, что все их заголовки должны соответствовать роду деятельности организации, быть краткими, точными, адресными (по заголовку осуществляется поиск справочно-информационный). Заголовок должен отражать структурно такие аспекты документа:

• конкретный вид (отчеты, приказы);
• вид (переписки, подборки, досье);
• исполнитель, корреспондент, тематика;
• дата селекции.

Совет: по инструктивной методике рекомендуется сперва размещать сведения организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. Далее - организационные бумаги (инструкции, положения, уставы). После них - организационные и распорядительные дела самой компании (вердикты правления, распоряжения, приказы). В заключение - данные, в которых содержится информация о плановых отчетах и переписка.

Редактированные и утвержденные архивом организации документационные номенклатуры ее структурных подразделений апробируются экспертной комиссией, а в итоге визируются этой организацией как хранителем базы данных.

Служба ДОУ (документального обеспечения управления) на базе типовых номенклатур образует сводную номенклатуру. В ее рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности организационно-функциональной деятельности организации и ее штатного расписания. При этом в первом разделе размещается служба ДОУ, а в завершение - общественные структуры.

Деловая индексация

Систематизация документов в архиве призвана обозначать каждое сформированное дело условно. Однородным документам назначаются одинаковые цифровые индексы. Переходящие из года в год дела вносятся в номенклатуру под идентичным индексом.

Индекс всегда состоит из комбинации арабских символов. Например, если это «12–65», то цифра 12 обозначает принадлежность дела к структурному подразделению №12, и оно занимает шестьдесят пятую позицию в номенклатуре.

По правилам ведения дел государственными архивами, номенклатуры унифицируются по таким графам:

• Индекс дела.
• Заголовки подразделов.
• Количество томов.
• Срок хранения.
• Примечание (уничтожение, передача в архив).

Если организация (по причине своей подчиненности и т. п.) не сдает документацию на хранение, тогда ее номенклатура согласовывается в вышестоящей региональной или ведомственной организации с экспертной комиссией.

На заметку: созданная номенклатура действует с первого числа первого месяца следующего года. Независимо от изменения целей или функций предприятия, номенклатура остается неизменной, однако, редактируется, предоставляется и согласовывается один раз в пять лет. Каждый год в номенклатуру заносится запись о количестве и категориях дополняющих документов.

Систематизация документов сегодня является неотъемлемой частью успешного ведения дел в любой организации.

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ (от греч. syst:ema - целое, состоящее из частей), мыслительная деятельность, в процессе которой изучаемые объекты организуются в определённую систему на основе выбранного принципа. Важнейший вид С. - классификация, т.е. распределение объектов по группам на основе установления сходства и различия между ними (например, классификация животных, растений, химических элементов). К С. приводит также установление причинно-следственных отношений между изучаемыми фактами (например, в курсе истории), выделение осн. единиц материала, что позволяет рассматривать конкретный объект как часть целой системы. С. предшествует анализ, синтез, обобщение, сравнение.

Систематизация учитывает параметры системы, указанные в формуле S = . Наиболее существенным признаком системы / S / является её целостность (W). Это означает, что исследуемый объект обладает интегральными свойствами, не сводящимися к сумме свойств составляющих его частей .

В разряд составляющих частей входят:

• элементы (М), множественность членения которых раскрывает аспекты системы;
• свойства (Р) элементов, подсистем ;
• отношения (R) внутри системы и с другими системами;
• связи (α) с другими системами;
• структура (организация) Str (Org) системы;
• (ier) иерархическое строение;
• взаимодействия со сферой (Е);
• цели (G) системы и её элементов;
• информационный аспект (I);
• управление (С) системой

В технике систематизация является основой унификации и стандартизации .

Wikimedia Foundation . 2010 .

Синонимы :

Смотреть что такое "Систематизация" в других словарях:

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ, систематизации, мн. нет, жен. (книжн.). Действие по гл. систематизировать. Систематизация полученных материалов. Систематизация опыта. Систематизация наблюдений. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова

Классификация, классифицирование, систематизирование, систематика, группировка; сгруппирование, сгруппировывание, кодификация, инкорпорация, группирование. Ant. рассогласованность Словарь русских синонимов. систематизация систематизирование,… … Словарь синонимов

систематизация - и, ж. systématisation f. Приведение чего л. в систему. Систематизация наблюдений. Систематизация растений. БАС 1. Откладывая в сторону систематизацию <впечатлений>, пока еще невозможную, я буду передавать вам, с свободой фельетониста, все,… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

СИСТЕМАТИЗИРОВАТЬ, рую, руешь; анный; сов. и несов., что. Привести (водить) в систему (в 1 знач.). С. материалы. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ - СИСТЕМАТИЗАЦИЯ. Мыслительная деятельность, в процессе которой изучаемые объекты организуются в определенную систему на основе выбранного принципа. В лингводидактике на базе системного подхода (метода научного познания, в основе которого лежит… … Новый словарь методических терминов и понятий (теория и практика обучения языкам)

систематизация - Деятельность, заключающаяся в научно обоснованной классификации и ранжировании совокупности конкретных объектов. [ГОСТ 1.1 2002] Тематики стандартизация … Справочник технического переводчика

систематизация - 3.33 систематизация: По ГОСТ 7.74. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

систематизация - ▲ определение (неявного) взаимный, отношение, элемент, совокупность систематизировать приводить в систему совокупность чего л. систематизация построение системы. систематизирование. кодифицировать. категоризация отнесение объекта к… … Идеографический словарь русского языка

систематизация - sisteminimas statusas T sritis fizika atitikmenys: angl. systematization vok. Systematisierung, f rus. систематизация, f pranc. systématisation, f … Fizikos terminų žodynas

Ж. Приведение в систему [система 2.]. Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф. Ефремова. 2000 … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Книги

• , К. Н. Лунгу. Настоящая книга посвящена исследованию проблем формирования системы приемов учебной деятельности школьников и студентов при обучении математике. Изучена преемственность школьной и вузовской…
• Систематизация приемов учебной деятельности студентов при обучении математике , Лунгу К.Н.. Настоящая книга посвящена исследованию проблем формирования системы приемов учебной деятельности школьников и студентов при обучении математике. Изучена преемственность школьной и вузовской…

В книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Д. Аллен дает очень ценные советы по обработке и систематизации информации.

Итак, систематизация информации включает в себя:

• избавление от всего ненужного;
• выполнение всех действий, занимающих менее двух минут;
• передача другим людям все задач, которые можно переложить на них;
• упорядочение собственной системы организации, ведение напоминаний о делах, на которые требуется более двух минут;
• составление списка более серьезных задач и проектов.

«Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются на его недостаток». Жан де Ла Брюйер

Обрабатывайте проблемы по порядку.

Обрабатывайте проблемы по одной.

Никогда не возвращайте ничего в корзину.

Сосредоточение на единственной задаче позволяет уделить ей надлежащее внимание и принять верное решение.

Смысл древней пословицы, которая советует "только раз обращаться к каждому делу" в том, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать.

Ключевой вопрос в процессе обработки информации : "Каковы дальнейшие действия?"

Есть два рабочих варианта:

Поместить их в список "когда-нибудь/может быть".

Занести их в календарь или картотеку. Идея всех этих процедур состоит в том, что они позволяют выбросить проблемы из головы и четко знать, что какое-нибудь напоминание о дальнейших действиях всплывет в нужное время.

Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.

Когда вы определили, в чем именно состоит первоочередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:

Совершить необходимое действие (если оно занимает меньше двух минут).

Передать задачу кому-то другому (если вы не являетесь главным субъектом совершения действия).

Отложить дело - поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно заняться позднее.

Записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем - отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами. Можете также составить перечень в категории "Ожиданий" на вашем компьютере. Важно датировать все документы, которые вы передаете другим.

Последний шаг на пути ко дну корзины предполагает перенос внимания с отдельных действий на общую картину, т.е. на ваши проекты. "Проект" - любой результат, в достижении которого вы заинтересованы, требующий от вас более одного активного действия.

Существует семь основных типов материала, который требуется отслеживать и контролировать с организационной точки зрения:

1. Список проектов.
2. Сопутствующие материалы по проектам.
3. Действия и сведения, занесенные в календарь.
4. Списки "Первоочередные шаги".
5. Список "Ожидания".
6. Справочные материалы.
7. Список "Когда-нибудь/может быть".

Очень важно провести четкие границы между категориями. Категории должны быть разделены: визуально, физически и психологически.

В папках (электронных или традиционных) можно хранить справочный материал и вспомогательную информацию по текущим проектам.

Несколько из следующих заглавий списков, вам хорошо знакомы

• Звонки.
• Компьютер.
• Выезды.
• Офисные дела (В офисе (разное)).
• Дома.
• Повестки дня (для людей и для деловых встреч).
• Прочесть/просмотреть.

Хорошо подумайте, где и как вы можете совершить определенные действия или не можете их совершить, и составьте списки дел соответствующим образом.

Напоминания следует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Например, для путешествия создать две папки: одну озаглаввить "Прочесть/просмотреть", другую - "Ввод данных". Можно создать отдельную папку для сообщений, обработка которых занимает более двух минут.

Опустошение папки "входящие" не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что можно удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы решите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминаниями всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять.

Психологическая проблема, с которой сталкивается большинство людей, имеющих дело с рутиной, состоит в том, что она остается "рутиной": они не могут решить, что требует от них активных действий, а что - нет.

Если вы еще не создали список "Когда-нибудь/может быть" в той организационной системе, которую выбрали, сделайте это. Заполняйте список всевозможными проблемами подобного рода, о которых сможете вспомнить, - этот процесс вызовет у вас прилив разнообразных творческих идей. Категория "Когда-нибудь/может быть" теряет свою ценность, если периодически сознательно не возвращаться к ней.

Обобщенная памятная книжка представляет собой простую систему папок, позволяющую рассортировать бумаги и другие физические напоминания таким образом, чтобы информация, которая нужна вам на конкретную дату в будущем, "автоматически" оказывалась в корзине в назначенный день.

Таким образом, в течение рабочей недели вы будете извлекать и просматривать папку, посвященную соответствующей дате. Чтобы система работала, ее нужно ежедневно обновлять.

Самые непривычные ситуации требуют наиболее жесткого контроля. Составление списков по мере надобности - это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы можете внедрить в свою жизнь.

Золотым ключиком к постоянной эффективности процесса является еженедельный обзор проблем.