Нюанси на разпоредбите относно процедурата за извършване на касови операции. Счетоводно отчитане на касови операции Правила за поддържане на пари в брой през годината

Паричните транзакции се извършват по ясно установени правила в съответствие с изискванията на Централната банка на Руската федерация. Счетоводните документи и процедурите за поддръжка не могат да бъдат разработени от компанията самостоятелно. Формулярите са представени в дневника за първична документация и са еднакви за предприятия от всички категории.

Процедурата за извършване на касови операции е под специален контрол на Федералната данъчна служба. За нарушения на дисциплината се налагат значителни глоби. Причината за голямото внимание към операциите е борбата с незаконните парични потоци. Касовите операции се извършват в съответствие с директивите на Централната банка на Руската федерация.

Иновации в областта през последните години

Започвайки от 2014 г., процедурата за извършване на касови операции претърпя промени. През 2018 г. организациите и индивидуалните предприемачи трябва да се придържат към директивата на Банката на Русия от 11 март 2014 г. за № 3210-U. Същността на иновациите е условно делениеосчетоводяване на касовите операции по пълен и опростен начин.

Пълен редкасовите операции се използват за организации - юридически лица, които не са класифицирани като малки предприятия. Опростена диаграмаразрешено за счетоводство от малки организации или индивидуални предприемачи.

Новата процедура за извършване на тези операции е разгледана подробно в следния видеоклип:

Правила и особености на тяхната организация

Операциите на каса се извършват само в брой.

Движението на средствата се записва като разходи или.

Специален изисквания към касата:

• Достъп до касата и транзакциите има назначено от управителя лице.
• Касиерът носи финансова отговорност, определена в договора.
• По време на отсъствието на касата поради ваканция или болест балансът на касата и документите се прехвърлят на друго лице по нареждане на предприятието.
• Наличието на няколко касиери в едно предприятие изисква назначаването на старши служител.

Основен счетоводен документ е касовата книга. Дневникът се поддържа ежедневно, освен ако няма транзакции. В края на деня се показва салдото, чиято стойност трябва да съвпада с документираната и действителната стойност. Сумата се вписва в касовата книга и се заверява с подписа на касиера.

Използва се за индивидуални предприемачи и юридически лица

Индивидуалните предприемачи не могат да водят касова книга.

Възможността се използва при поддържане на приходите и разходите на индивидуалните предприемачи, физически показатели, които са необходими за отчитане на данъчни показатели.

От организациите се изисква да извършват парични транзакции, ако предприятието има паричен поток. Компания, която не използва пари в брой за разплащания със служители и контрагенти, не поддържа касова книга.

Приходите, получени от предприятието, трябва да се извършват с помощта на касови апарати. Изключение правят предприятията, които водят записи в съответствие с приетите специални режими - UTII и PNS. В края на работния ден касиер-оператор предава приходитев касата на предприятието (или инкасаторите) според разписката.

Изисквания за използване на софтуер и хардуер

Законодателство от 2015 г. (Инструкции № 3210-U) признаваизползване на софтуер за извършване на касови операции. Документооборотът трябва да бъде защитен от неоторизиран достъп до операциите. Счетоводните данни са защитени чрез използване електронен подпис.

По отношение на софтуера и хардуера, които приемат банкноти, Банката на Русия изисква оборудването да има функция за разпознаване на фалшиви банкноти. Техническите средства трябва да могат да разграничават поне 4 защитни елемента на руските банкноти.

Отчитането на паричните транзакции в 1C Accounting 8.3 се обсъжда в следния видеоклип:

Характеристики на поддържане на касова документация

Касовите бланки са единствените първични счетоводни книжа, различни от банковите, при изготвянето на които не е позволенопетна и изтривания. При ръчно попълване на формуляри и книги не се допуска използването на цветно мастило. Ако поръчките са попълнени с грешки, се издава нов документ. В касова книга или чек неправилно попълнен лист се зачертава с две успоредни линии.

През 2018 г. процедурата за поддържане на документация включваше: иновации:

1. Записите могат да се водят по електронен път с помощта на електронен подпис.
2. Касовите документи могат да се изготвят не само от касиера, но и от главния счетоводител или, в негово отсъствие, от управителя.
3. Касиерът трябва да има печат, потвърждаващ операцията, и подписи на лица, упълномощени да удостоверяват първичните счетоводни форми.
4. При наличие на внесени суми регистърът не се съставя. В последния ден на изплащане на заплатите се поставя депозитна бележка върху ведомостта.
5. Когато поддържате UTII или PSN в организация, средствата могат да бъдат получени чрез строги формуляри за отчитане (SSR) или друг документ, съдържащ задължителни данни.

При извършване на операции с помощта на сервизни програми (без електронен подпис) документите трябва да бъдат отпечатани на хартия. Първичните счетоводни формуляри трябва да имат истински (а не факсимилни) подписи. На печат подлежи и касовата книга. Дневник за периоди в зависимост от обема на сделките. Периодът няма значение, при условие че прехвърлянето на баланс и пагинацията в рамките на периода се контролират.

Основното ограничение за паричния баланс е лимитът. Стойността показва лимита на касата в края на работния ден. Салдото в края на деня се определя като сбор от салдото в началото на деня и постъпленията на средства минус разходите на пари. Превишаване на лимита позволенв дните на плащане.

Фирмата се нуждае от:

• Одобрете крайния срок за издаване на заплати и авансови плащания по поръчка на предприятието.
• Определете периода, определен за плащанията. В традиционната версия се определя от 3 до 5 дни. Крайният срок за разплащане със служители включва деня на получаване на парите от банката.
• Одобрява процедурата за разплащане със служители в счетоводната политика на предприятието.

Процедурата важи само за плащания в брой. Организация (юридическо лице) трябва самостоятелно да изчисли лимита на парите в брой. Документът се приема ежегодно, по данни от годината, предхождаща изчислението. Ако организацията има отделни подразделения, които получават приходи, лимитът се изчислява, като се вземат предвид техните приходи.

През 2018 г. индивидуалните предприемачи не могат да изчисляват паричния лимит. Освобождаването се прилага за отделни компании, поддържащи записи за данъчни цели.

Касовият лимит през 2018 г. може да бъде изчислен 2 метода:

1. Въз основа на размера на входящите парични приходи. Лимитът се изчислява чрез съотношението на обема на паричните постъпления към периода на фактуриране (не повече от 92 дни), умножено по периода на събиране.
2. Въз основа на обема на издадените пари в брой от касата. Лимитът се определя като обемът на издадените пари в брой се раздели на периода на фактуриране (не повече от 92 дни) и след това се умножи по периода на събиране.

При изчисляване на лимита не се вземат предвид средствата, използвани за изплащане на заплати и социални помощи на служителите.

Издаване на пари в брой на отговорни лица

Паричните средства на предприятията често се използват за разплащания с контрагенти. Средствата се издават по сметка на лица, определени от управителя. Състав на отговорните лица установени със заповед.

Правомощията на служителите традиционно се простират за годишен период.

Документооборотза отговорни лица има редица характеристики:

• Издаването на средства се формализира с касова бележка.
• Размерът на парите, издадени от касата на отделните счетоводители, не е ограничен. В някои случаи компаниите използват издаването на средства като възможност да избегнат неустойки, ако имат излишък в касата в края на деня.
• При получаване на средства лицата трябва да представят паспорт или друг документ за самоличност.
• Надвишената сума на разходите (закупуване на материали, суровини, гориво и други видове инвентар) се издава от касата след одобрение на отчета.
• Отговорното лице внася остатъка от средствата в касата.

Компанията трябва да одобри процедурата за отчитане за всеки вид разход. При изтичане на срока лицето трябва да представи доклад за одобрение не по-късно от три дни от края на отчетния период. Превишаването на периода на използване на парите води до промяна в предназначението на доходите на служителя. Сумата ще се счита за авансово плащане за изпълнение на трудовите задължения, от което ще бъде удържан данък () в размер на 13%.

Проверка от данъчни органи, глоби за нарушения

Инспекторите на Федералната данъчна служба проверяват касовата дисциплина по време на проверки на място или по време на дейности на бюро. По време на проверката инспекторът предлага да предостави: касова книга, първични счетоводни документи (RKO, PKO, приложения, касов лимит), проучени избирателно. В някои случаи паричният баланс може да се сравни със счетоводни документи.

По време на проверка може да се разкрие нарушения:

• Извършване на плащания в брой над лимитите, приети за юридически лица.
• Наличие на средства в касата без оправдателни документи, потвърждаващи получаването.
• Натрупването на парични средства в касата е над лимита, утвърден от предприятието.
• Нарушаване на процедурата за съхранение на средства. Процедурата за защитни мерки при получаване, издаване, транспортиране, съхранение на средства се определя от организацията или индивидуалния предприемач.

Нарушаването на касовата дисциплина води до налагане на значителни глоби. Санкции важат за отговорното лице и ръководителя на предприятието.

Наказанието се налага по чл. 15.1 от Административния кодекс, който предвижда глоби:

• За длъжностни лица - от 4 до 5 хиляди рубли.
• Организации - от 40 до 50 хиляди рубли.

Касиерът или друго лице, назначено да управлява касата, сключва договор за отговорност. Ако се установи, че дружеството е претърпяло преки материални щети, изплащането на щетите може да бъде пренасочено към лицето, отговорно за управление на касата.

За да разберете понятието „касова дисциплина“, първо трябва да разберете разликата между термините „Касов апарат“ и „Каса“:

Касов апарат (KKM, KKT)е устройство, необходимо за получаванесредства от вашите клиенти. Може да има произволен брой такива устройства и всяко от тях трябва да има свои собствени отчетни документи.

Корпоративна каса (оперативна каса)е колекция всички парични операции(приемане, съхранение, доставка). В касата постъпват получени приходи, включително и от касата. Всички парични разходи, свързани с дейността на предприятието, се извършват от касата и парите се предават на инкасаторите за по-нататъшно прехвърляне в банката. Касата може да бъде отделна стая, сейф в стаята или дори чекмедже в бюрото.

Така че всички парични транзакции трябва да бъдат придружени от изпълнение на касови документи, което обикновено се има предвид спазването на касовата дисциплина.

Касова дисциплинае набор от правила, които трябва да се спазват при извършване на операции, свързани с получаване, издаване и съхранение на парични средства (касови операции).

Основните правила на касовата дисциплина са:

Кой трябва да спазва

Необходимостта от поддържане на касова дисциплина не зависи от наличието на касов апарат или избраната данъчна система.

Как се изчислява лимитът на паричния баланс?

Процедурата за изчисляване на лимита на паричния баланс е представена в приложението към Директивата на Банката на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U.

Съгласно него през 2019 г. лимитът на паричния баланс може да се изчисли по един от двата начина:

Вариант 1. Изчисляване въз основа на обема на паричните постъпления в касата

L = V / P x N c

Л

V– обемът на паричните постъпления за продадени стоки, извършена работа, извършени услуги за отчетния период в рубли (новосъздадените индивидуални предприемачи и организации посочват очаквания обем на приходите).

П– периодът на изчисление, за който се взема предвид обемът на паричните постъпления (когато го определяте, можете да вземете произволен период от време, например месеца, в който са настъпили пиковите обеми на паричните постъпления). Периодът на фактуриране трябва да бъде не повече от 92 работни дни

N c– периодът от време между деня на получаване на парите в брой и деня на внасяне на парите в банката. Този срок не трябва да надвишава 7 работни дни, а при липса на банка в населеното място - 14 работни дни. Например, ако парите се депозират в банката веднъж на всеки 3 работни дни, тогава N c = 3. При определяне на N c може да се вземе предвид местоположението, организационната структура, спецификата на дейността (сезонност, работно време и др.).

Пример за изчисление. LLC "Компания" се занимава с търговия на дребно. Ръководството на организацията реши да определи лимит на паричния баланс за 2019 г., като вземе декември 2018 г. като период на фактуриране. През декември компанията е работила 21 дни и е получила парични постъпления в размер на 357 000 рубли. В същото време касиерът на организацията предава приходите на банката веднъж на всеки 2 дни. Лимитът на паричния баланс в този случай ще бъде равен на: 34 000 rub.(357 000 рубли / 21 дни х 2 дни).

Вариант 2. Изчисление на база обем на издадените пари в брой от касата

Този метод обикновено се използва от индивидуални предприемачи и организации, които не получават пари в брой в хода на дейността си, но периодично теглят пари от банката (например за разплащания с доставчиците си).

В този случай се прилага формулата:

L = R / P x N n

Л– лимит на парични средства в рубли;

Р- обемът на паричните средства, издадени за отчетния период в рубли (с изключение на сумите, предназначени за изплащане на заплати, стипендии и други трансфери на служители). Новосъздадените индивидуални предприемачи и организации посочват очаквания обем на паричните плащания;

П– периодът на фактуриране, за който се взема предвид обемът на теглене на пари в брой (при определянето му можете да вземете произволен период от време, например месеца, в който са били най-високите обеми на теглене на пари в брой). Периодът на фактуриране трябва да бъде не повече от 92 работни дни, а минималната му стойност може да бъде произволна.

Nn– периодът от време между дните на получаване на пари от банката (с изключение на суми, предназначени за изплащане на заплати, стипендии и други плащания на служители). Този срок не трябва да надвишава 7 работни дни, а при липса на банка в населеното място - 14 работни дни. Например, ако парите се теглят от банка веднъж на всеки 3 работни дни, тогава N n = 3.

Пример за изчисление. LLC "Компания" се занимава с търговия на дребно. Фирмата не приема приходи в брой; купувачите плащат чрез банката. От време на време обаче компанията тегли пари в брой от банката, за да плати на доставчиците. Ръководството на организацията реши да определи лимит на паричния баланс за 2019 г., като вземе декември 2018 г. като период на фактуриране.

През декември компанията е работила 21 дни и е получила пари в брой от банката в размер на 455 700 рубли. В същото време касиерът на организацията получава пари в брой от банката веднъж на всеки 4 дни. Заплатите не се издаваха от касата. Лимитът на баланса в този случай ще бъде равен на: 86 800 рубли(455 700 рубли / 21 дни х 4 дни).

Заповед за определяне на лимит на каса

След като изчислите лимита на касовото салдо за касата, трябва да издадете вътрешна заповед за утвърждаване на лимита. В поръчката можете да посочите срока на валидност на лимита, например 2019 г. (примерна поръчка).

Законът не предвижда задължение за нулиране на лимита всяка година, така че ако срокът на валидност не е посочен в заповедта, тогава установените показатели могат да се прилагат както през 2019 г., така и по-нататък, докато не издадете нова заповед.

Опростена процедура

От 1 юни 2014 г. - индивидуални предприемачи и малки предприятия (брой служители не повече от 100 души и приходи не повече от 800 милиона рубли годишно) повече не е нужно да поставяте лимитпаричен баланс в касата.

За да отмените касовия лимит, е необходимо да издадете специална заповед. Той трябва да се основава на Директива на Банката на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U и трябва да съдържа следната формулировка: „Съхранявайте пари в касата, без да поставяте лимит на салдото в касата“(примерна поръчка).

Издаване на пари в брой на отговорни лица

Отчетни пари са пари, които се дават на отговорни лица (служители) за командировки, развлечения и служебни нужди.

Парите могат да се издават по сметка само на базата изявления от служител. В него той трябва да посочи: размера на парите, целта за получаването им и периода, за който се вземат. Заявлението е написано във всякаква форма и трябва да бъде подписано от мениджъра (IP).

Ако служител е похарчил личните си пари, тогава той трябва да ги компенсира; в този случай също се пише изявление, но с различна формулировка (проби на изявления).

Забележка: Желателно е изявлението да съдържа реда: „Служителят няма дълг по предварително издадени аванси“(тъй като по закон е невъзможно да се издават пари по сметка на служители, които не са докладвали за предишни аванси).

По време на 3 работни днислед края на периода, за който са издадени средствата (или от датата на връщане на работа), служителят трябва да представи на счетоводителя (управителя) доклад за разходитес прилагане на документи, потвърждаващи направените разходи (разписки KKM, разписки за продажба и др.).

В противен случай средствата, издадени на служителя, не могат да бъдат отчетени като разходи и данъкът може да бъде съответно намален. Освен това, ако няма подкрепящи документи, тогава ще трябва да удържате данък върху доходите на физическите лица и да платите застрахователни премии от издадената сума.

Ограничение на плащанията в брой

Друго важно правило на касовата дисциплина е спазването на ограниченията за плащания в брой между стопански субекти (индивидуални предприемачи и организации) в рамките на един договорколичество не повече от 100 хиляди рубли.

Направени са промени в реда за извършване на касови операции. Те са в сила от юни 2014 г. и са одобрени с директива на Банката на Русия № 3210-U от 11 март 2014 г. Вижте подробните инструкции за процедурата за извършване на касови операции, за да не бъдете глобени в голяма сума.

Важно в тази статия:

• каква е установената процедура за извършване на касови операции
• защо ви е необходим лимит на парични средства?
• Каква е формулата за изчисляване на касовия лимит?

Процедурата за извършване на касови транзакции: защо се нуждаете от паричен лимит?

За повече информация относно определянето на касов лимит прочетете статията: Задаване на касов лимит

Процедурата за извършване на касови операциитакива. За да извършва касови транзакции, компанията трябва да установи максимално допустимото количество пари в брой, което може да се съхранява на място в касата. За целта дружеството трябва да издаде административен документ за установяване на лимит на касова наличност. Дружеството има право самостоятелно да определи размера на лимита на паричния баланс. Моля, имайте предвид, че ако една компания има отделни подразделения, които депозират пари в брой по банкова сметка, тогава лимитът на паричния баланс се определя по същия начин, както за компанията. Ако дружеството има отделни подразделения, лимитът на паричния баланс се определя, като се вземат предвид лимитите на паричния баланс, установени от всички отделни подразделения.

Процедурата за извършване на касови операции предлага два варианта за определяне на лимита. Първият се изчислява от обема на паричните постъпления, а вторият се изчислява от обема на издадените парични средства.

По-добре е установеният паричен лимит и избраната опция за плащане да се отразят в местен акт и да се одобрят със заповед на управителя.

Как да изчислим касовия лимит

Има два начина за изчисляване на паричния лимит. Компанията може да избере най-удобния за себе си. При първия вариант лимитът се изчислява въз основа на обема на паричните постъпления. Във втория - въз основа на обема на издадените средства. Дадохме пример за изчисляване на салдото на лимита на касата за 2016 г. в отделна статия.

Организации с по-малко от 100 души и приходи до 400 милиона рубли и индивидуални предприемачи не могат да определят лимит на парични средства. За индивидуални предприемачи процедура за извършване на касови операциидруг не може да съставя касови документи и да не попълва касовата книга (клауза 4.1 и параграф 9 от точка 4.6 от Процедурата за извършване на касови операции). Тази възможност се предоставя само на индивидуални предприемачи.

Касови операции и документи

Касовите операции в дружеството се извършват от касиер или друг служител, назначен от управителя. Ако във фирмата работят няколко касиера, управителят трябва да назначи старши касиер.

Моля, имайте предвид, че според процедурата за извършване на касови операции, касовите операции могат да се извършват от самия мениджър.

Всички касови операции трябва да бъдат документирани с касови документи (приходни и разходни касови ордери). Всички касови документи могат да бъдат подписани от главния счетоводител, счетоводителя и касиера. Освен това касиерът трябва да има печат, който съдържа данни, потвърждаващи касовата транзакция.

Процедурата за извършване на касови операции предписва получаването на пари в брой в касата, както и издаването им трябва да се вземе предвид в касовата книга. Касиерът трябва да прави записи в касовата книга за всеки входящ или изходящ касов ордер (PKO, RKO). В края на работния ден касиерът проверява данните, съдържащи се в касовата книга, с данните от касовите документи, показва сумата на паричните наличности в касовата книга и подписва. След това вписванията в касовата книга трябва да бъдат проверени от главния счетоводител и подписани.

Моля, имайте предвид, че ако през деня не са извършени касови операции, няма нужда да правите записи в касовата книга.

Паричните транзакции могат да се извършват от компания, използваща софтуер и хардуер.

Как се издава приходен касов ордер

Приемането на пари в брой от юридическо лице, индивидуален предприемач, включително от лице, с което има сключен трудов договор или гражданскоправно споразумение, се извършва с помощта на касови ордери. При получаване на касова бележка касиерът трябва:

1. проверете наличието на подписа на главния счетоводител или счетоводителя (ако отсъстват, наличието на подписа на ръководителя) и съответствието му с образеца;
2. проверете съответствието на сумата в брой, въведена с цифри, с сумата в брой, въведена с думи;
3. проверете наличието на подкрепящи документи, които са посочени в касовата бележка.

След това касиерът трябва да приеме пари в брой по лист, парче по парче. Това трябва да се направи по такъв начин, че вложителят да може да вижда всички действия на касата. След приемане на пари в брой, касиерът трябва да свери сумата, посочена в приходния касов ордер, с реално приетата сума в брой. Ако сумите съответстват, касиерът подписва касовия ордер и поставя печат върху разписката. На вложителя се издава разписка за приходния касов ордер. Ако действително внесената сума не съответства на сумата, посочена в касовия ордер, тогава касиерът трябва да покани вложителя да добави липсващата сума. Ако откажете да внесете липсващата сума, касиерът трябва да върне сумата в брой. В този случай касовият ордер се зачерква и се предава на главния счетоводител за пререгистрация за действително платената сума.

Моля, имайте предвид, че касов ордер може да бъде издаден след извършване на касови операции въз основа на:

1. контролна лента, която се отстранява от касово оборудване;
2. формуляри за строга отчетност, които са еквивалентни на касова бележка;
3. други документи, предвидени от Федерален закон № 54-FZ от 22 май 2003 г. „За използването на касово оборудване при извършване на плащания в брой и (или) плащания с платежни карти“

Отделно се издава приходен касов ордер за агент по плащанията банков агент по плащания.

Приемането на парични средства в касата на дружеството, които се предават от отделното му подразделение, се извършва по същия начин, както е установено за предприятията.

Издаваме приходен касов ордер

Издаването на пари в брой се извършва с помощта на касови бележки. Говори за това процедура за извършване на касови операции.Издаването на пари в брой за изплащане на заплати, стипендии и други плащания на служителите се извършва съгласно касови ордери, ведомости за заплати и ведомости за заплати.

При получаване на консумативен касов апарат касиерът задължително проверява:

1. наличието на подписа на главния счетоводител или счетоводителя (ако отсъстват, наличието на подпис на ръководителя) и съответствието му с образеца;
2. съответствие на парични суми, въведени с цифри, на суми, въведени с думи.

При издаване на пари в брой с касова бележка, касиерът също трябва да провери наличието на подкрепящи документи, които са посочени в касовата бележка.

Касиерът издава пари в брой след идентифициране на получателя на парите с паспорт или друг документ, който го идентифицира, или пълномощно и документ, който го идентифицира. Издаването на пари в брой се извършва от касиера директно на получателя на пари в брой, посочен в паричното плащане или в пълномощното.

При издаване на пари в брой чрез пълномощник касиерът трябва да провери:

1. спазване на трите имена на получателя на пари в брой, посочени в приходния касов ордер;
2. съответствие с пълното име на упълномощителя, както е посочено в пълномощното;
3. съответствие на трите имена на упълномощеното лице, посочени в пълномощното и касовия ордер, данните от документа за самоличност и данните от документа за самоличност, представен от упълномощеното лице.

В ведомостта за заплати, преди подписа на лицето, на което е възложено получаването на пари в брой, касиерът прави запис „чрез пълномощник“. Пълномощното е приложено към касовия ордер (разчет и фиш за заплати, фиш за заплати).

В случай на издаване на пари в брой по пълномощно, което се издава за няколко плащания или за получаване на пари в брой от различни юридически лица и индивидуални предприемачи, се правят копия от него и се заверяват по начина, определен от платеца.

Заверено копие от пълномощното се прилага към приходния касов ордер (фиш за заплати, фиш за заплати). Оригиналното пълномощно (ако има такова) се съхранява от касиера и се прилага към касовата бележка при последното издаване на каса.

При издаване на пари в брой при касово разплащане касиерът трябва да подготви сумата за издаване и да предаде касовата бележка на получателя на парите за подпис. След това касиерът преизчислява сумата пари в брой, подготвена за издаване, така че получателят да може да наблюдава действията му. След това касиерът дава пари на получателя по лист, парче по парче в количеството, посочено в касата.

Касиерът не приема претенции от получателя на пари в брой за размера на парите в брой, ако получателят на парите в брой не е проверил съответствието на сумите в брой, записани с цифри, със сумите, записани с думи в касовия ордер, и не е преизчислил получените от него парични средства на парче под надзора на касиера.

След издаване на пари в брой съгласно касовия ордер, касиерът го подписва.

Издаването от касата на юридическо лице към отделен отдел на парични средства, необходими за извършване на касови операции, се извършва по начина, установен от самото юридическо лице, съгласно разходен касов ордер.

Къде да се определи процедурата за извършване на касови операции

За да организирате работата на касовия апарат и да консолидирате реда на касовите операции, издайте следната наредба.

При извършване на парични операции всички юридически лица, както и индивидуалните предприемачи, се ръководят от правилата, установени от Централната банка на Руската федерация. От 2016 г. тази процедура претърпя важни промени. Кои точно - прочетете в нашия материал.

Какво е касова дисциплина?

Както знаете, паричният поток във всяка компания трябва да се извършва само чрез касата - това е необходимо, за да се контролира циркулацията на средствата, да се отчитат и да се изготвят финансови отчети за компанията. Така например всички транзакции с пари в брой, които ще бъдат взети от касата на фирмата, трябва да бъдат обработени чрез разходен касов ордер.

Както знаете, правилата за извършване на касови операции са еднакви за всички предприятия - те не могат да бъдат разработени от компанията самостоятелно и по свое усмотрение. Формулярите за отчитане се представят в дневника за първична документация и изискват спазване на всички формалности - това се наблюдава стриктно от инспекторите на Федералната данъчна служба. И за нарушаване на правилата за извършване на парични транзакции, които ще бъдат разкрити по време на данъчна проверка, предприемачът може да бъде глобен и освен това доста значителна сума. Причината за това „повишено“ внимание на данъчните власти към правилното извършване на касови операции от страна на малкия и среден бизнес е на първо място противодействието на незаконния паричен поток във фирмите и в резултат на това укриването на доходи и не- плащане на данъци върху тях.

Предприемачите ще продължат да регистрират входящите и изходящите пари от касата, като това изискване трябва да се спазва независимо от данъчната система във фирмата, наличието на касово оборудване и броя на служителите.

Касовата дисциплина е определени правила, които трябва да се спазват при използване на пари в брой във фирма. Основният документ, известен „постулат“ в това отношение за всички предприемачи, е Директивата на Централната банка на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U „За реда за извършване на касови операции от юридически лица и опростената процедура за извършване на касови операции от индивидуални предприемачи и малки предприятия. От заглавието на документа става ясно, че от 2015 г. отчитането на касовите операции е условно разделено на „пълна“ счетоводна процедура (за юридически лица) и „опростена“ процедура (за индивидуални предприемачи и малки предприятия).

Формулярите на касовите документи останаха същите, но имаше редица промени по отношение на попълването и подготовката на тези формуляри. Например, съгласно новата директива на Централната банка на Руската федерация, е възможно да се изготвят касови документи от така наречените „предстоящи счетоводители“ - специалисти, които предоставят определени счетоводни услуги на предприятие по гражданскоправни договори. Преди това изготвянето на касови документи беше разрешено само на служители на организацията и на самите индивидуални предприемачи.

Но само служителите на компанията или самият индивидуален предприемач могат сами да извършват парични транзакции, например да издават пари в брой от касата или да ги внасят в нея. „Идващият“ счетоводител няма това право.

Нека изброим основните правила за касова дисциплина, които трябва да се спазват в компанията.

1. Необходимо е правилно да се съставят и изпълнят касовите документи на компанията. Всички операции с пари в брой от касовия апарат трябва да се извършват от упълномощено лице, тоест касиер, счетоводител или самият индивидуален предприемач, ако длъжността на касиер не е предвидена във фирмата. Сред документите, които трябва да бъдат попълнени в рамките на касовата дисциплина, са входящ касов ордер, изходящ касов ордер, книга за приходите и разходите, заплати. Документи могат да се подават както на електронен носител, така и на хартиен носител.
2. Организацията трябва задължително да определи лимит на паричния баланс.
3. Издаването на пари в брой от касата на предприятието може да се извършва само на отговорни служители и за отчетни стопански нужди и винаги трябва да се предоставя с документи, доказващи използването на средствата по предназначение. Тоест, изразходването на парите от касата на фирмата трябва да бъде документирано – с чекове, фактури и др.
4. За индивидуални предприемачи и юридически лица плащанията по едно споразумение не трябва да надвишават сто хиляди рубли.
5. Има забрана ръководителите на организации да вземат пари от касата, за да ги използват за лични нужди. За индивидуалните предприемачи няма такива ограничения.

Трябва да се отбележи, че основните промени в правилата за извършване на касови операции от 2015 до 2016 г., залегнали в Директивата на Централната банка на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U, засегнаха индивидуалните предприемачи. По-специално, този правен акт значително улеснява поддържането на касовата дисциплина за индивидуалните предприемачи.

Провеждане на касови операции за индивидуални предприемачи: промени

• Индивидуалните предприемачи по опростената данъчна система, UTII, патент, които сами получават и изразходват приходите в касата, не могат да поддържат касови документи (приходен касов ордер при приемане на пари в касата, изходящ касов ордер при издаване на пари от касата ) и не поддържат касова книга, но само при условие, че водят записи на приходите и разходите на облагаемите обекти и други физически показатели за данъчни цели. Също така, компания, която не използва пари в брой за разплащания със служители или изпълнители, може да не поддържа касова книга. Според експерти отказът от поддържане на касови документи за индивидуален предприемач е непрактичен. По този начин той трябва да бъде подготвен предварително за факта, че ще бъде трудно да контролира служителите, които по един или друг начин участват в паричните транзакции на компанията. Няма да има документални доказателства, че служителят е получил или, обратно, дарил тази или тази сума пари.

Този формат е удобен, ако самият индивидуален предприемач е „касиер“ на компанията - в този случай няма нужда да контролирате получаването и разходването на средства и да подготвяте документация.

Забележка
Уважаеми читатели! За представители на малкия и среден бизнес в областта на търговията и услугите разработихме специална програма "Business.Ru", която ви позволява да поддържате пълно складово счетоводство, търговско счетоводство, финансово счетоводство, а също така има вградена в CRM система. Има както безплатни, така и платени планове.

• За да поддържа касова документация, индивидуалният предприемач вече има право да избира хартиен или електронен носител. При избор на електронно поддържане на документацията е задължително използването на електронен цифров подпис. Ако касовата документация се поддържа по електронен път, тогава хартията, подобни копия на документи вече не са необходими.

• Във всички документи за записване на касови транзакции индивидуалният предприемач може да коригира грешки: за да направите това, неправилните данни трябва да бъдат задраскани, след това да се посочи до правилната информация датата, на която е направена корекцията, и да се предостави препис на корекцията. Редакциите се удостоверяват с подписа на служителя, изготвил документа. Но не се допускат корекции по входящ касов ордер и изходящ касов ордер.
• Според новите правила индивидуален предприемач не може да изразходва приходите на компанията от касата за цели като плащане и издаване на заеми и лихви по тях, сделки с ценни книжа, плащане за наем на помещения и хазарт. За тези цели индивидуалният предприемач трябва да използва средства от текущата сметка на фирмата (или физическо лице) в банката, тоест да вземе пари в брой от касата и да ги прехвърли по сметката.
• В данъчното счетоводство не е необходимо да се показват средства, изтеглени от индивидуален предприемач от неговата банкова сметка и след това депозирани в касата на компанията.
• Ако в определени дни не са извършени парични плащания във фирмата, тогава не се изисква попълване на касовата книга.
• Всички приходи на организацията, получени през деня, трябва да бъдат обработени с помощта на касови апарати.

Лимит на парични средства през 2016 г

Лимитът на касовата наличност е максимално допустимото количество парични средства, които могат да се съхраняват в касата на дружеството в края на работния ден.

Съгласно Директивата на Централната банка на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U, индивидуалните предприемачи не трябва да въвеждат лимит на парични средства - организациите на малкия бизнес могат да поддържат опростена касова процедура. Нека ви напомним, че категорията на малкия бизнес включва фирми с по-малко от сто служители и годишни приходи от не повече от 400 милиона рубли. В нейните рамки за такива предприятия е допустимо да няма лимит на касата - тоест дружеството може да натрупва неограничено количество пари в касата за неограничен период от време. Но все пак експертите съветват да предадете парите на компанията на банката - това е правилно от гледна точка на сигурността. Освобождаването от касовия лимит се издава въз основа на заповед за дружеството. Това изискване е залегнало и в Директивата на Централната банка на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U. Заповедта трябва да записва и всички промени, които се правят в процедурата за работа с пари в брой и поддържане на касова документация за вашата фирма.

Що се отнася до организациите, те трябва самостоятелно да определят лимит за паричния баланс в касата - това изискване е задължително. Този показател е сумата на средствата, които могат да се съхраняват в касата и ако лимитът на паричните средства на дружеството не е зададен, той се счита за равен на нула, което означава, че компанията няма право да съхранява средства в края от работния ден. За съхраняване на пари над лимита в касата на организацията ръководителят на компанията може да бъде наказан, тъй като това е нарушение. Глобата за юридическо лице може да достигне 50 хиляди рубли.

Не е необходимо да съгласувате стойността на лимита на касата с банката, но е необходимо да издадете заповед (разпоредителен документ) за дружеството за установяване на лимит на касата.

Нарушение на касовата дисциплина: отговорност

Както бе споменато по-горе, спазването на касовата дисциплина и установените правила за отчитане на съхранението на средства в дружеството, коректността на документите могат да бъдат оценени от данъчните инспектори като част от одитите на финансовите и икономическите дейности на дружеството. Като част от проверка на място те могат да идентифицират различни нарушения и да наложат глоба на длъжностно лице на индивидуален предприемач или организация. В съответствие с член 15.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация тя може да бъде до пет хиляди рубли. Глобата за самата институция за това нарушение може да бъде 50 хиляди рубли. Нека ви напомним, че съгласно клауза 39 от Процедурата за извършване на касови операции отговорността за неспазване на касовата дисциплина се носи от ръководителя на институцията, главния счетоводител и касиера.

Очаквани промени в правилата извършване на касови операции през 2016г

Някои организации в нашата страна вече са започнали прехода към „онлайн каси“ с възможност за прехвърляне на данни за всички финансови транзакции на компанията към Федералната данъчна служба. Но широко разпространеният преход към новата ЦК ще бъде възможен само с приемането на закон, който предвижда промени в Закон № 54-FZ. В момента се разглежда в Държавната дума.

Други материали

Провеждането на касови операции през 2019 г. все още се извършва по начина, одобрен от Директива № 3210-U на Банката на Русия от 11 март 2014 г. (наричана по-долу Директива № 3210-U). Напомняме, че е в сила от 01.06.2014г. В същото време беше одобрена разпоредба „За реда за извършване на касови операции с банкноти и монети на Банката на Русия на територията на Руската федерация“. Банка на Русия от 12 октомври 2011 г. № 373-P (наричана по-долу Наредба № 373-P).

ЗАБЕЛЕЖКА! От 19 август 2017 г. бяха направени редица промени в процедурата за извършване на касови операции, които ще разгледаме по-подробно по-долу (директива на Банката на Русия от 19 юни 2017 г. № 4416-U).

Прочетете за промените в счетоводното отчитане на сумите на авансови средства .

Кой е засегнат от промените в реда за извършване на касови операции?

В една или друга степен иновациите в процедурата за извършване на касови операции засегнаха всички стопански субекти. В частност:

• индивидуални предприемачи и организации, които са малки предприятия (ще намерите критериите за малки предприятия в тази статия);
• организации, които не са малки;
• организации с обособени подразделения;
• лица, използващи касови апарати или формуляри за строга отчетност (прочетете повече за отчитането на средствата при използване на онлайн касови апарати);
• работодателите дават пари на служителите по сметка.

Нека сега разгледаме тези промени по-подробно.

Извършване на касови операции: сравнение на настоящи и стари правила

За по-голяма яснота ще представим основните промени в процедурата за извършване на касови транзакции под формата на таблица (сравнение на настоящите и предишни правила, включително като се вземат предвид въведените с Директива № 4416-U).

Операции, засегнати от промените	Актуален ред за извършване на касови операции	Клаузата на правните актове, посочени в настоящата процедура за извършване на касови операции	Предишна процедура за извършване на касови операции
Задължение за определяне на лимит на наличността в касата	Индивидуалните предприемачи и организациите на малък бизнес не могат да определят лимит на паричните наличности в касата. Забележка: критериите за класифициране на организациите като малки предприятия са установени от чл. 4 от Закона „За развитието на малките и средните предприятия в Руската федерация“ от 24 юли 2007 г. № 209-FZ	Точка 2 от инструкция № 3210-U	Нямаше изключения за индивидуалните предприемачи и малките организации. Всички юридически лица и предприемачи трябваше да определят максимално допустимия размер на пари в брой, който може да се съхранява в касата в края на работния ден, и да предадат излишните пари в банката (клаузи 1.2-1.4 от Наредба № 373-P )
	Процедурата за извършване на касови транзакции ви позволява да изберете една от 2 опции за изчисляване на касовия лимит: въз основа на обема на паричните приходи за продадени стоки, извършена работа, предоставени услуги (за новосъздадени юридически лица - въз основа на очаквания обем на приходите); въз основа на обема на издадените парични средства (за новосъздадени организации - въз основа на очаквания обем на издадените парични средства), с изключение на паричните суми, предназначени за изплащане на заплати, стипендии и др. на служителите	Приложение към инструкция № 3210-U	Старите правила за извършване на касови операции не позволяваха избор на удобна опция за изчисляване на касовия лимит. Вторият вариант (по отношение на обема на изплащането на пари в брой) беше разрешено да се използва само при липса на касови бележки. Това беше директно посочено в приложението към наредба № 373-P
Регистрация на касови документи от индивидуални предприемачи	Индивидуалните предприемачи, които в съответствие със законодателството на Руската федерация относно данъците и таксите, водят записи на приходите или приходите и разходите и (или) други обекти на данъчно облагане или физически показатели, характеризиращи определен вид стопанска дейност, не могат да формализират: касови документи; касова книга. По-специално, това се отнася за предприемачи, които плащат UTII, индивидуални предприемачи, които използват патентна или опростена система за данъчно облагане, както и индивидуални предприемачи, които са платци на единния селскостопански данък (вижте писмото на Федералната данъчна служба на Русия от 9 юли 2014 г. № ED-4-2/13338). Забележка: счетоводството на приходите и разходите се извършва и от предприемачите в общия режим - в книгата за приходи и разходи и стопански операции на индивидуален предприемач (одобрена със заповед от 13.08.2002 г.Министерство на финансите на Руската федерация № 86n, Министерство на данъците на Руската федерация № BG-3-04/430). От това можем да заключим, че това облекчение важи за всички предприемачи без изключение.	стр. 4.1, 4.6 инструкции № 3210-U	Заедно с организациите, индивидуалните предприемачи бяха задължени да: формализира текущите касови операции с входящи и изходящи касови ордери (клауза 1.8 от Наредба № 373-P); водят записи на парите, получени и издадени от касата в касовата книга (клауза 5.1 от Наредба № 373-P)
Процедурата за депозиране на излишни пари в банката	Парични средства за кредитиране на сметката се подават: към банката; организация, включена в системата на Банката на Русия, която извършва транспортиране на пари в брой, събиране на пари в брой, операции за получаване, преизчисляване, сортиране, формиране и опаковане на пари в брой на банкови клиенти	Точка 3 от инструкция № 3210-U	В допълнение към съществуващите опции (депозиране в банка или организация, включена в системата на Банката на Русия), беше възможно да се прехвърлят пари по сметка чрез федералната пощенска организация (клауза 1.5 от Наредба № 373-P)
Посочване на сумата с думи на приходен касов ордер	Съгласно действащия ред за извършване на касови операции, при издаване на пари в брой по касов ордер, касиерът изготвя сумата за издаване и предава касовия ордер на получателя само за подпис. Вече не е необходимо получателят да въвежда на ръка получената сума в поръчката. Тази сума може да бъде отпечатана	Точка 6.2 от инструкция № 3210-U	Извършването на парични транзакции по предишния начин изискваше получателят не само да подпише поръчката, но и да посочи собственоръчно получената сума (рубли с думи, копейки с цифри) (клауза 4.3 от Наредба № 373-P)
Издаване на пари по сметка	За издаване на пари в брой на служител по сметка за разходи, свързани с дейността на юридическо лице или индивидуален предприемач, се съставя разходен касов ордер в съответствие с писмено заявление на отговорното лице, съставено във всякаква форма, или административен документ на управителя. Заявлението или административният документ трябва да съдържат запис на сумата на парите и периода, за който са издадени, както и подпис и дата на ръководителя. Ако се изготви заявление за отчетни суми, тогава мениджърът не е длъжен да посочва размера на отчетните средства и периода. Самият отговорен може да направи това. И управителят само ще го подпише и постави дата. Издаване по сметка е разрешено, ако получателят не е отчел предишния аванс	Точка 6.3 от инструкция № 3210-U	Съгласно предишната процедура за извършване на касови транзакции, сумата и отчетният период трябваше да бъдат посочени от мениджъра собственоръчно (клауза 4.4 от наредба № 373-P). Освен това до 19 август 2017 г. отчетните пари се издават единствено въз основа на заявление на служител и само при липса на дълг по предишни отчетни разходи
Изготвяне на касови документи за разплащания с касови апарати или BSO	Настоящата процедура за извършване на касови транзакции установява възможността за регистриране на общ PKO и (или) парично сетълмент след приключване на касови транзакции за цялата сума на приетите пари в брой въз основа на фискалните документи, предвидени в параграф. 27 чл. 1.1 от Закона „За прилагането на CCP“ от 22 май 2003 г. № 54-FZ. Ако касовата бележка е издадена в електронен вид, тогава касиерът може да изпрати разписката по искане на вложителя на неговия имейл. Ако касовият ордер е издаден по електронен път, то получателят на парите може да постави своя електронен подпис върху документа	стр. 4.1, 5.1, 6.2 инструкции № 3210	Наредба № 373-P не предвиждаше възможност за изготвяне на консолидирана поръчка за получаване на BSO и други подобни документи. Клауза 5.2 от Директива № 3210 стана невалидна от 19.08.2017 г. Нямаше възможност за изпращане на разписка по имейл, както и за подписване на парични разплащания с електронен подпис
Взаимодействие между централата и офисите на отделите	Организация, която има отделни подразделения (SU), има право самостоятелно да установи процедурата и времето за прехвърляне на организацията майка на копия от листове от касовите книги на SE, като вземе предвид крайния срок за изготвяне на счетоводни (финансови) отчети ( клауза 4.6 от Директива № 3210-U)		Отделът трябваше да прехвърли своя лист с касова книга с паричния баланс в края на работния ден на организацията не по-късно от следващия работен ден (клауза 5.6 от Наредба № 373-P)

Отговорност за нарушаване на правилата за извършване на касови операции

И в заключение няколко думи за отговорността. За нарушение на реда за работа с пари и реда за извършване на касови операции е предвидена административна отговорност по чл. 15.1 Кодекса за административните нарушения на Руската федерация. Това е глоба: за длъжностни лица - от 4 хиляди до 5 хиляди рубли, за юридически лица - от 40 хиляди до 50 хиляди рубли.

В този случай нарушенията включват:

• извършване на парични разплащания с други организации над установените лимити;
• неполучаване (непълно получаване) на пари в касата;
• неспазване на реда за съхраняване на налични парични средства;
• натрупване на парични средства в касата над установените лимити.

Прочетете повече за отговорността за нарушаване на процедурата за извършване на касови операции в статията “Касова дисциплина и отговорност за нейното нарушаване” .

Резултати

Процедурата за извършване на касови операции през 2019 г. не е претърпяла никакви промени. Правилата, изменени през 2017 г., продължават да се прилагат. Тогава някои от нововъведенията засегнаха процедурата за работа с отговорни лица. Други промени бяха свързани с въвеждането на онлайн касови апарати и оптимизиране на електронния касов документооборот.