Nuance předpisů o postupu při provádění hotovostních transakcí. Účtování hotovostních operací Pravidla pro vedení hotovosti v roce

Hotovostní transakce se provádějí podle jasně stanovených pravidel v souladu s požadavky Centrální banky Ruské federace. Účetní doklady a postupy údržby nemůže společnost vypracovávat samostatně. Formuláře jsou uvedeny v deníku primární dokumentace a jsou stejné pro podniky všech kategorií.

Postup provádění hotovostních transakcí podléhá zvláštní kontrole Federální daňové služby. Za porušení kázně se udělují značné pokuty. Důvodem pro zvýšenou pozornost operacím je boj proti nelegálním peněžním tokům. Hotovostní účetní operace se provádějí v souladu se směrnicemi Centrální banky Ruské federace.

Inovace v oboru v posledních letech

Od roku 2014 postup pro provádění hotovostních transakcí prošel změnami. V roce 2018 musí organizace a jednotliví podnikatelé dodržovat směrnici Bank of Russia ze dne 11. března 2014. pro č. 3210-U. Podstatou inovací je podmíněné děleníúčtování hotovostních transakcí úplným a zjednodušeným způsobem.

Plná objednávka hotovostní transakce se používají pro organizace - právnické osoby, které nejsou klasifikovány jako malé podniky. Zjednodušené schéma umožňují účetnictví malým organizacím nebo individuálním podnikatelům.

Nový postup provádění těchto operací je podrobně popsán v následujícím videu:

Pravidla a rysy jejich organizace

Pokladní transakce jsou prováděny pouze v hotovosti.

Pohyb finančních prostředků se eviduje jako výdaje resp.

Speciální požadavky na pokladnu:

• Do pokladní zásuvky a transakcí má přístup osoba určená vedoucím.
• Pokladník nese finanční odpovědnost stanovenou smlouvou.
• Během nepřítomnosti pokladníka z důvodu dovolené nebo nemoci se zůstatek pokladny a doklady převádějí na jinou osobu na příkaz podniku.
• Přítomnost několika pokladních v podniku vyžaduje jmenování vedoucího zaměstnance.

Hlavním účetním dokladem je pokladní kniha. Protokol je udržován denně, pokud neprobíhají žádné transakce. Na konci dne se zobrazí zůstatek, jehož hodnota se musí shodovat s doloženou a skutečnou hodnotou. Částka se zapíše do pokladní knihy a potvrdí podpisem pokladníka.

Použití pro fyzické osoby podnikatele a právnické osoby

Jednotliví podnikatelé nesmí vést pokladní knihu.

Příležitost se využívá při udržování příjmů a výdajů jednotlivých podnikatelů, fyzických ukazatelů, které jsou vyžadovány pro účtování daňových ukazatelů.

Organizace jsou povinny provádět hotovostní transakce, pokud má podnik cash flow. Společnost, která nepoužívá hotovost pro zúčtování se zaměstnanci a dodavateli, nevede pokladní knihu.

Příjmy podniku musí být prováděny pomocí registračních pokladen. Výjimku tvoří podniky, které vedou evidenci podle přijatých zvláštních režimů - UTII a PNS. Na konci pracovního dne pokladní-operátor předá výtěžek do pokladny podniku (příp. výběrčích) dle příjmového příkazu.

Požadavky na použití softwaru a hardwaru

Legislativa od roku 2015 (pokyn č. 3210-U) přiznává používání softwaru pro provádění hotovostních transakcí. Tok dokumentů musí být chráněn před neoprávněným přístupem k operacím. Účetní data jsou chráněna pomocí elektronický podpis.

Pokud jde o software a hardware, který přijímá bankovky, Ruská banka vyžaduje, aby zařízení mělo funkci rozpoznávání padělků. Technické prostředky musí být schopny rozlišit alespoň 4 ochranné prvky ruských bankovek.

Účtování hotovostních transakcí v 1C Accounting 8.3 je popsáno v následujícím videu:

Funkce vedení pokladní dokumentace

Pokladní formuláře jsou jedinými primárními účetními doklady, kromě bankovních, při jejichž realizaci nepovoleno skvrny a výmazy. Při ručním vyplňování formulářů a knih není povoleno použití barevného inkoustu. Pokud jsou objednávky vyplněny s chybami, je vystaven nový doklad. V pokladní knize nebo šeku je špatně vyplněný list přeškrtnut dvěma rovnoběžnými čarami.

V roce 2018 postup pro vedení dokumentace zahrnoval: inovace:

1. Záznamy lze vést elektronicky pomocí elektronického podpisu.
2. Pokladní doklady může vyhotovovat nejen pokladní, ale i hlavní účetní nebo v jejich nepřítomnosti vedoucí.
3. Pokladník musí mít razítko potvrzující operaci a podpisy osob oprávněných ověřovat prvotní účetní formuláře.
4. Pokud jsou vložené částky, rejstřík se nesestavuje. Poslední den výplaty mzdy se na výplatní pásku zapisuje zálohový list.
5. Při udržování UTII nebo PSN v organizaci lze finanční prostředky přijímat pomocí přísných formulářů hlášení (SSR) nebo jiného dokumentu obsahujícího povinné údaje.

Při provádění operací pomocí servisních programů (bez elektronického podpisu) musí být dokumenty vytištěny na papíře. Primární účetní formuláře musí mít skutečné (nikoli faxové) podpisy. Pokladní kniha také podléhá tisku. Deník pro období v závislosti na objemu transakcí. Na období nezáleží za předpokladu, že převod zůstatku a stránkování v daném období jsou řízeny.

Hlavním omezením hotovostního zůstatku je limit. Hodnota udává hotovostní limit na konci pracovního dne. Zůstatek na konci dne je definován jako součet zůstatku na začátku dne a příjmu finančních prostředků mínus výdaje peněz. Překročení limitu povoleno ve výplatních dnech.

Společnost potřebuje:

• Na příkaz podniku schválit termín pro vystavení mezd a záloh.
• Určete dobu vyhrazenou pro platby. V tradiční verzi je nastavena od 3 do 5 dnů. Lhůta pro vypořádání se zaměstnanci zahrnuje den přijetí hotovosti z banky.
• Schválit postup vypořádání se zaměstnanci v účetní politice podniku.

Postup platí pouze pro platby v hotovosti. Organizace (právnická osoba) musí samostatně vypočítat peněžní limit. Dokument je přijímán každoročně na základě údajů z roku předcházejícího výpočtu. Pokud má organizace samostatné divize, které dostávají příjmy, limit se vypočítá s ohledem na jejich příjmy.

V roce 2018 jednotliví podnikatelé nesmějí počítat hotovostní limit. Osvobození se vztahuje na jednotlivé společnosti vedoucí evidenci pro daňové účely.

Hotovostní limit v roce 2018 lze vypočítat 2 způsoby:

1. Na základě výše příchozích peněžních příjmů. Limit se vypočítá jako poměr objemu hotovostních inkas k zúčtovacímu období (nejvýše 92 dnů), vynásobený inkasním obdobím.
2. Na základě objemu hotovosti vydané z pokladny. Limit se stanoví vydělením objemu vydané hotovosti zúčtovacím obdobím (maximálně 92 dnů) a následným vynásobením inkasním obdobím.

Při výpočtu limitu se neberou v úvahu prostředky na výplatu mezd a sociálních dávek zaměstnancům.

Výdej hotovosti odpovědným osobám

Hotovost podniků se často používá k vypořádání s protistranami. Prostředky jsou vydávány na účet osobám určeným správcem. Složení odpovědných osob zřízeno rozkazem.

Pravomoci zaměstnanců se tradičně prodlužují na roční období.

Tok dokumentů pro odpovědné osoby má řadu funkcí:

• Vydání peněžních prostředků je formalizováno pokladním příkazem.
• Množství hotovosti vydávané z pokladny jednotlivým účetním není omezeno. Společnosti v některých případech využívají vydání finančních prostředků jako příležitost vyhnout se sankcím, pokud mají na konci dne v pokladně přebytečný zůstatek.
• Při přijímání finančních prostředků musí jednotlivci předložit cestovní pas nebo jiný identifikační doklad.
• Částka překročená ve výdajích (nákup materiálu, surovin, pohonných hmot a dalších druhů zásob) je vydána z pokladny po schválení hlášení.
• Zůstatek peněžních prostředků vloží odpovědná osoba do pokladny.

Společnost musí schválit postup vykazování pro každý typ výdajů. Po uplynutí lhůty musí osoba nejpozději do tří dnů od konce sledovaného období předložit zprávu ke schválení. Překročení doby použití peněz znamená změnu účelu příjmu zaměstnance. Částka bude započítána jako záloha na plnění pracovních povinností, ze které bude sražena daň () ve výši 13 %.

Kontrola finančními úřady, pokuty za porušení

Inspektoři Federální daňové služby kontrolují hotovostní kázeň při kontrolách na místě nebo při přepážkách. Při kontrole inspektor nabízí k zajištění: pokladní knihu, prvotní účetní doklady (RKO, PKO, žádosti, pokladní limit), prostudované výběrově. V některých případech může být hotovostní stav porovnán s účetními doklady.

Při kontrole to může být odhaleno porušení:

• Provádění hotovostních plateb nad limity akceptované pro právnické osoby.
• Dostupnost prostředků v pokladně bez dokladů potvrzujících příjem.
• Hromadění hotovosti v pokladně je nad limit schválený podnikem.
• Porušení postupu pro ukládání finančních prostředků. Postup ochranných opatření při přijímání, vydávání, přepravě, skladování peněžních prostředků určuje organizace nebo jednotlivý podnikatel.

Porušení kázně v hotovosti znamená uložení významného pokuty. Sankce se vztahují na odpovědnou osobu a vedoucího podniku.

Trest se ukládá podle čl. 15.1 správního řádu, který stanoví pokuty:

• Pro úředníky - od 4 do 5 tisíc rublů.
• Organizace - od 40 do 50 tisíc rublů.

Pokladník nebo jiná osoba pověřená vedením pokladny uzavírá smlouvu o odpovědnosti. Pokud se zjistí, že společnosti vznikla přímá materiální škoda, může být úhrada škody přesměrována na osobu odpovědnou za správu pokladny.

Abyste pochopili pojem „pokladní disciplína“, musíte nejprve pochopit rozdíl mezi pojmy „pokladna“ a „pokladna“:

Pokladna (KKM, KKT) je zařízení nezbytné pro přijímání prostředky od vašich klientů. Těchto zařízení může být libovolné množství a každé z nich musí mít vlastní podklady pro hlášení.

Podniková pokladna (provozní pokladna) je sbírka všechny hotovostní transakce(příjem, uskladnění, výdej). Pokladna přijímá přijatou tržbu, a to i z pokladny. Veškeré hotovostní výdaje související s činností podniku jsou hrazeny z pokladny a peníze jsou předávány výběrčím k dalšímu převodu do banky. Pokladna může být samostatná místnost, trezor na pokoji, nebo i zásuvka v psacím stole.

Všechny hotovostní transakce tedy musí být doprovázeny vyřizováním pokladních dokladů, což je obvykle myšleno dodržováním pokladní kázně.

Pokladní disciplína je soubor pravidel, která je nutné dodržovat při provádění operací souvisejících s příjmem, výdejem a skladováním hotovosti (hotovostní operace).

Základní pravidla hotovostní disciplíny jsou:

Kdo musí vyhovět

Potřeba udržovat hotovostní disciplínu nezávisí na přítomnosti pokladny nebo zvoleném daňovém systému.

Jak se vypočítá limit hotovostního zůstatku?

Postup pro výpočet limitu hotovostního zůstatku je uveden v příloze směrnice Ruské banky ze dne 11. března 2014 č. 3210-U.

Podle ní lze v roce 2019 vypočítat limit hotovostního zůstatku jedním ze dvou způsobů:

Možnost 1. Výpočet na základě objemu pokladních dokladů na pokladně

L = V / P x N c

L

PROTI– objem peněžních příjmů za prodané zboží, provedenou práci, poskytnuté služby za zúčtovací období v rublech (nově vytvoření jednotliví podnikatelé a organizace uvádějí očekávaný objem příjmů).

P– výpočtové období, za které se zohledňuje objem peněžních příjmů (při jejím stanovení můžete vzít libovolné časové období, např. měsíc, ve kterém došlo k vrcholným objemům peněžních příjmů). Zúčtovací období musí být ne více než 92 pracovních dnů

N c– časové období mezi dnem přijetí hotovosti a dnem uložení peněz v bance. Tato doba by neměla přesáhnout 7 pracovních dnů a v případě nepřítomnosti banky v lokalitě - 14 pracovních dnů. Například, pokud jsou peníze ukládány v bance jednou za 3 pracovní dny, pak N c = 3. Při stanovení N c lze zohlednit lokalitu, organizační strukturu, specifika činnosti (sezónnost, pracovní doba atd.).

Příklad výpočtu. LLC "Společnost" se zabývá maloobchodem. Vedení organizace se rozhodlo stanovit limit hotovostního zůstatku na rok 2019, přičemž jako zúčtovací období si vezme prosinec 2018. V prosinci společnost pracovala 21 dní a obdržela hotovost ve výši 357 000 rublů. Zároveň pokladní organizace předávala výtěžek bance jednou za 2 dny. Limit hotovostního zůstatku v tomto případě bude roven: 34 000 rublů.(357 000 RUB / 21 dní x 2 dny).

Možnost 2. Výpočet na základě objemu hotovosti vydané z pokladny

Tuto metodu obvykle používají jednotliví podnikatelé a organizace, které v rámci své činnosti nedostávají hotovost, ale pravidelně vybírají peníze z banky (například pro vypořádání se svými dodavateli).

V tomto případě platí vzorec:

L = R/P x Nn

L– limit hotovostního zůstatku v rublech;

R– objem hotovosti vydané za zúčtovací období v rublech (s výjimkou částek určených k výplatě mezd, stipendií a jiných převodů zaměstnancům). Nově založení jednotliví podnikatelé a organizace udávají očekávaný objem hotovostních výplat;

P– zúčtovací období, za které se zohledňuje objem hotovostních výběrů (při jeho stanovení můžete vzít libovolné časové období, např. měsíc, ve kterém byly největší objemy výběrů hotovosti). Zúčtovací období musí být ne více než 92 pracovních dnů a jeho minimální hodnota může být libovolná.

Nn– časový úsek mezi dny přijetí peněz z banky (s výjimkou částek určených k výplatě mezd, stipendií a jiných plateb zaměstnancům). Tato doba by neměla přesáhnout 7 pracovních dnů a v případě nepřítomnosti banky v lokalitě - 14 pracovních dnů. Pokud jsou například peníze vybírány z banky jednou za 3 pracovní dny, pak N n = 3.

Příklad výpočtu. LLC "Společnost" se zabývá maloobchodem. Společnost nepřijímá hotovostní výnosy, kupující platí prostřednictvím banky. Společnost však čas od času vybírá hotovost z banky, aby zaplatila dodavatelům. Vedení organizace se rozhodlo stanovit limit hotovostního zůstatku na rok 2019, přičemž jako zúčtovací období si vezme prosinec 2018.

V prosinci společnost pracovala 21 dní a obdržela hotovost od banky ve výši 455 700 rublů. Zároveň pokladní organizace přijímala hotovost z banky jednou za 4 dny. Mzdy nebyly vydány z pokladny. Limit zůstatku v tomto případě bude roven: 86 800 RUB(455 700 RUB / 21 dní x 4 dny).

Příkaz k nastavení peněžního limitu

Po výpočtu limitu zůstatku hotovosti pro pokladnu musíte vydat interní příkaz schvalující výši limitu. V objednávce můžete uvést dobu platnosti limitu, např. 2019 (vzor objednávky).

Zákon nestanoví povinnost limit každoročně znovu nastavovat, takže pokud není v příkazu uvedena doba platnosti, lze stanovené ukazatele aplikovat jak v roce 2019, tak dále, dokud nevystavíte nový příkaz.

Zjednodušený postup

Od 1. června 2014 - jednotliví podnikatelé a malé podniky (počet zaměstnanců ne více než 100 lidí a příjmy ne více než 800 milionů rublů ročně) více nemusí nastavovat limit pokladní zůstatek na pokladně.

Pro zrušení hotovostního limitu je nutné vystavit speciální příkaz. Musí vycházet ze směrnice Bank of Russia ze dne 11. března 2014 č. 3210-U a musí obsahovat následující znění: „Mějte hotovost v pokladně bez nastavení limitu na zůstatek v pokladně“(vzor objednávky).

Výdej hotovosti odpovědným osobám

Odpovědné peníze jsou peníze, které se poskytují odpovědným osobám (zaměstnancům) na služební cesty, výdaje na reprezentaci a obchodní potřeby.

Peníze lze vydávat na účet pouze na zákl výpisy od zaměstnance. V něm musí uvést: peněžní částku, účel jejího obdržení a dobu, na kterou se bere. Žádost je napsána v jakékoli formě a musí být podepsána manažerem (IP).

Pokud zaměstnanec utratil své osobní peníze, musí je kompenzovat, v tomto případě se také sepíše prohlášení, ale s jiným zněním (ukázky výpisů).

Poznámka: Je žádoucí, aby příkaz obsahoval řádek: „Zaměstnanec nemá žádný dluh na dříve vydaných zálohách“(protože ze zákona nelze vystavit peníze na účet zaměstnancům, kteří nenahlásili předchozí zálohy).

Během 3 pracovní dny po skončení období, na které byly peněžní prostředky vydány (nebo ode dne návratu do práce), musí zaměstnanec předložit účetní (vedoucímu) zpráva o výdajích s přiložením dokladů potvrzujících uskutečněné výdaje (účtenky KKM, tržby apod.).

V opačném případě nelze finanční prostředky vydané zaměstnanci započítat do výdajů a daň lze přiměřeně snížit. Kromě toho, pokud neexistují žádné podpůrné dokumenty, budete muset z vydané částky srazit daň z příjmu fyzických osob a zaplatit pojistné.

Omezení plateb v hotovosti

Dalším důležitým pravidlem hotovostní disciplíny je dodržování omezení hotovostních plateb mezi podnikatelskými subjekty (individuálními podnikateli a organizacemi) v rámci jedné smlouvy množství ne více než 100 tisíc rublů.

Byly provedeny změny v postupu provádění hotovostních transakcí. Jsou v platnosti od června 2014 a byly schváleny směrnicí Ruské banky č. 3210-U ze dne 11. března 2014. Podívejte se na podrobné pokyny k postupu provádění hotovostních transakcí, abyste nedostali vysokou pokutu.

Důležité v tomto článku:

• jaký je zavedený postup pro provádění hotovostních transakcí
• proč potřebujete limit peněžního zůstatku?
• Jaký je vzorec pro výpočet peněžního limitu?

Postup provádění hotovostních transakcí: proč potřebujete hotovostní limit?

Další informace o nastavení peněžního limitu naleznete v článku: Nastavení peněžního limitu

Postup při provádění hotovostních transakcí takový. Aby bylo možné provádět hotovostní transakce, musí společnost stanovit maximální přípustné množství hotovosti, které může být drženo v místě pokladny. K tomu potřebuje společnost vystavit administrativní doklad o stanovení limitu peněžního zůstatku. Společnost má právo samostatně stanovit výši limitu peněžního zůstatku. Vezměte prosím na vědomí, že pokud má společnost samostatné divize, které vkládají hotovost na bankovní účet, je limit hotovostního zůstatku nastaven stejným způsobem jako pro společnost. Pokud má společnost samostatné divize, je limit hotovostního zůstatku stanoven s ohledem na limity peněžního zůstatku, které jsou stanoveny všemi samostatnými divizemi.

Postup při provádění hotovostních transakcí nabízí dvě možnosti stanovení limitu. První se počítá z objemu peněžních příjmů a druhá z objemu vydané hotovosti.

Stanovený hotovostní limit a zvolenou platební metodu je lepší promítnout do místního zákona a schválit jej na příkaz vedoucího.

Jak vypočítat peněžní limit

Hotovostní limit lze vypočítat dvěma způsoby. Společnost si může vybrat ten nejvhodnější pro sebe. V první možnosti se limit počítá na základě objemu peněžních příjmů. Ve druhém - na základě objemu vydaných prostředků. Ukázku výpočtu zůstatku pokladního limitu za rok 2016 jsme uvedli v samostatném článku.

Organizace s méně než 100 lidmi a příjmy do 400 milionů rublů a jednotliví podnikatelé nemohou stanovit peněžní limit. Pro jednotlivé podnikatele postup provádění hotovostních transakcí jiný nesmí vystavovat pokladní doklady a nevyplňovat pokladní knihu (bod 4.1 a odst. 9 bodu 4.6 Postupu pro provádění hotovostních operací). Tato možnost je nabízena pouze jednotlivým podnikatelům.

Hotovostní transakce a doklady

Hotovostní operace ve společnosti provádí pokladní nebo jiný zaměstnanec, kterého určí jednatel. Pokud společnost zaměstnává více pokladních, musí vedoucí jmenovat vedoucího pokladníka.

Vezměte prosím na vědomí, že podle postupu pro provádění hotovostních transakcí může hotovostní transakce provádět sám manažer.

Všechny hotovostní transakce musí být doloženy pokladními doklady (příjmové a výdajové pokladní příkazy). Všechny pokladní doklady může podepsat hlavní účetní, účetní a pokladní. Kromě toho musí mít pokladník pečeť, která obsahuje údaje potvrzující hotovostní transakci.

Postup při provádění hotovostních transakcí předepisuje příjem hotovosti do pokladny, stejně jako jejich výdej musí být zohledněn v pokladní knize. Pokladník musí provádět zápisy do pokladní knihy pro každý příchozí nebo odchozí pokladní příkaz (PKO, RKO). Pokladní na konci pracovního dne zkontroluje údaje obsažené v pokladní knize s údaji pokladních dokladů, zobrazí výši zůstatku hotovosti v pokladní knize a podepíše. Poté musí být záznamy v pokladní knize ověřeny hlavním účetním a podepsány.

Vezměte prosím na vědomí, že pokud během dne nebyly provedeny žádné hotovostní transakce, není třeba provádět zápisy do pokladní knihy.

Hotovostní transakce může společnost provádět pomocí softwaru a hardwaru.

Jak vystavit pokladní doklad

Přijímání hotovosti právnickou osobou, fyzickou osobou podnikatelem, a to i od osoby, se kterou byla uzavřena pracovní smlouva nebo občanskoprávní dohoda, se provádí pomocí pokladních příkazů. Při příjmu pokladního dokladu musí pokladní:

1. zkontrolovat přítomnost podpisu hlavního účetního nebo účetního (pokud chybí, přítomnost podpisu manažera) a jeho soulad se vzorem;
2. zkontrolovat shodu částky v hotovosti zadané v číslech s částkou v hotovosti zadanou slovy;
3. ověřte dostupnost podkladů, které jsou uvedeny v pokladním dokladu.

Poté musí pokladník přijmout hotovost listem, kus po kusu. To musí být provedeno tak, aby vkladatel hotovosti viděl všechny činnosti pokladníka. Po přijetí hotovosti musí pokladník zkontrolovat částku uvedenou na pokladním dokladu s částkou skutečně přijaté hotovosti. Pokud částky souhlasí, pokladní podepíše pokladní doklad a také orazítkuje účtenku. Vkladateli hotovosti je vystaven doklad o pokladním dokladu. Pokud skutečná výše vložené hotovosti neodpovídá částce uvedené na pokladním dokladu, musí pokladní vyzvat vkladatele, aby chybějící částku doplnil. Pokud odmítnete vložit chybějící částku, musí pokladní částku v hotovosti vrátit. Pokladní příkaz je v tomto případě proškrtnut a předán hlavní účetní k přeevidování na skutečně zaplacenou částku.

Vezměte prosím na vědomí, že hotovostní příkaz může být vystaven poté, co jsou hotovostní transakce provedeny na základě:

1. kontrolní páska, která se odstraňuje z pokladního zařízení;
2. přísné formuláře hlášení, které jsou ekvivalentní pokladnímu dokladu;
3. další dokumenty stanovené federálním zákonem č. 54-FZ ze dne 22. května 2003 „O používání pokladního zařízení při provádění hotovostních plateb a (nebo) plateb pomocí platebních karet“

Pro platebního agenta, bankovního platebního agenta, je vystaven samostatný pokladní příkaz.

Příjem hotovosti do pokladny společnosti, kterou předává její samostatná divize, se provádí stejným způsobem jako u společností.

Vystavujeme pokladní doklad

Výdej hotovosti se provádí pomocí pokladních dokladů. Mluvit o tom postup provádění hotovostních transakcí. Výdej hotovosti na výplatu mezd, stipendií a jiných výplat zaměstnancům se provádí podle pokladních dokladů, mzdových výkazů a mzdových výkazů.

Při příjmu spotřební pokladny musí pokladní zkontrolovat:

1. přítomnost podpisu hlavního účetního nebo účetního (pokud chybí, přítomnost podpisu manažera) a jeho soulad se vzorem;
2. korespondence peněžních částek zadaných v číslech s částkami zadanými slovy.

Při výdeji hotovosti pomocí pokladního dokladu musí pokladník také zkontrolovat přítomnost podkladů, které jsou uvedeny v pokladním dokladu.

Pokladní vydá hotovost po identifikaci příjemce peněz pomocí pasu nebo jiného dokladu, který jej identifikuje, případně plné moci a dokladu, který jej identifikuje. Výdej hotovosti provádí pokladník přímo příjemci hotovosti uvedenému v hotovostním zúčtování nebo v plné moci.

Při vydávání hotovosti prostřednictvím plné moci musí pokladník zkontrolovat:

1. dodržení celého jména příjemce hotovosti, jak je uvedeno v pokladním příkazu;
2. dodržení celého jména zmocnitele, jak je uvedeno v plné moci;
3. splnění celého jména oprávněné osoby uvedeného v plné moci a pokladním dokladu, údaje na dokladu totožnosti a údaje na dokladu totožnosti předloženém oprávněnou osobou.

Do mzdového výkazu před podpisem osoby pověřené přijímáním hotovosti provede pokladní záznam „v plné moci“. Plná moc se přikládá k pokladnímu dokladu (zúčtování a výplatní páska, výplatní páska).

V případě vydání hotovosti na základě plné moci, která je vystavena pro více plateb nebo pro příjem hotovosti od různých právnických osob a fyzických osob podnikatelů, se pořizují a ověřují její kopie způsobem stanoveným plátcem.

Ověřená kopie plné moci je přiložena k pokladnímu dokladu (výplatní páska, výplatní páska). Originál plné moci (pokud existuje) uchovává pokladník a je přiložen k pokladnímu dokladu při posledním výdeji hotovosti.

Při výdeji hotovosti v rámci hotovostního zúčtování musí pokladník připravit částku v hotovosti k vydání a předat příjemci pokladní doklad k podpisu. Pokladní pak přepočítá množství hotovosti připravené k výdeji, aby příjemce mohl sledovat jeho jednání. Poté pokladník vydá hotovost příjemci listem, kus po kusu ve výši uvedené v pokladně.

Pokladní nepřijímá reklamace od příjemce hotovosti na částku v hotovosti, pokud příjemce hotovosti neověřil shodu částek v hotovosti zadaných čísly s částkami zadanými slovy v pokladním dokladu, a nemá přepočítal jím přijatou hotovost kus po kuse pod dohledem pokladníka.

Po vydání hotovosti podle pokladního příkazu pokladní podepíše.

Výdej z pokladny právnické osoby do samostatného oddělení hotovosti, který je nezbytný pro provádění hotovostních operací, se provádí způsobem stanoveným samotnou právnickou osobou podle výdajového pokladního příkazu.

Kde opravit postup provádění hotovostních transakcí

Pro organizaci práce pokladny a upevnění pořadí hotovostních transakcí vydejte následující nařízení.

Při provádění hotovostních transakcí se všechny právnické osoby i jednotliví podnikatelé řídí pravidly stanovenými Centrální bankou Ruské federace. Od roku 2016 prošel tento postup důležitými změnami. Které přesně – přečtěte si v našem materiálu.

Co je peněžní disciplína?

Jak víte, peněžní toky v jakékoli společnosti by měly být prováděny pouze prostřednictvím pokladny - to je nezbytné pro kontrolu oběhu finančních prostředků, jejich zaúčtování a sestavení účetní závěrky pro společnost. Takže například všechny transakce s hotovostí, které budou odebrány z pokladny společnosti, musí být zpracovány prostřednictvím výdajového pokladního příkazu.

Jak víte, pravidla pro provádění hotovostních transakcí jsou pro všechny podniky stejná - společnost je nemůže vyvinout nezávisle a podle vlastního uvážení. Formuláře hlášení jsou prezentovány v primárním dokumentačním deníku a vyžadují splnění všech formalit - to je přísně sledováno inspektory Federální daňové služby. A za porušení pravidel pro provádění hotovostních transakcí, které vyjde najevo při daňové kontrole, může být podnikateli uložena pokuta a navíc poměrně značná částka. Důvodem této „zvýšené“ pozornosti finančních úřadů správnému provádění hotovostních transakcí ze strany malých a středních podnikatelů je především čelit nelegálním cash flow ve firmách a v důsledku toho zatajování příjmů a placení daní z nich.

Podnikatelé budou i nadále muset evidovat peníze přicházející a vycházející z pokladny, přičemž tento požadavek musí být splněn bez ohledu na daňový systém ve firmě, přítomnost pokladního zařízení a počet zaměstnanců.

Peněžní kázeň je určitá pravidla, která je nutné dodržovat při používání hotovosti ve firmě. Hlavním dokumentem, určitým „postulátem“ v tomto ohledu pro všechny podnikatele, je směrnice Centrální banky Ruska ze dne 11. března 2014 č. 3210-U „O postupu při provádění hotovostních transakcí právnickými osobami a zjednodušeném postupu pro provádění hotovostních transakcí jednotlivými podnikateli a malými podniky. Z názvu dokumentu je zřejmé, že od roku 2015 se účtování hotovostních transakcí podmíněně rozdělilo na „úplný“ postup účtování (pro právnické osoby) a „zjednodušený“ postup (pro fyzické osoby a drobné podnikatele).

Formuláře pokladních dokladů zůstaly stejné, došlo však k řadě změn ohledně vyplňování a přípravy těchto tiskopisů. Například podle nové směrnice Centrální banky Ruské federace je možné vystavovat hotovostní doklady takzvanými „přicházejícími účetními“ - specialisty, kteří poskytují určité účetní služby podniku na základě občanskoprávních smluv. Dříve byla příprava pokladních dokladů povolena pouze zaměstnancům organizace a samotným jednotlivým podnikatelům.

Hotovostní transakce, například výdej hotovosti z pokladny nebo její vkládání do ní, však mohou provádět pouze zaměstnanci společnosti nebo samotný podnikatel. „Přicházející“ účetní toto právo nemá.

Uveďme si základní pravidla pokladní kázně, která je nutné ve společnosti dodržovat.

1. Je nutné správně sestavit a provést pokladní doklady společnosti. Veškeré operace s hotovostí z pokladny musí provádět oprávněná osoba, tj. pokladník, účetní nebo sám podnikatel, pokud není ve společnosti zajištěna pozice pokladníka. Mezi doklady, které je nutné v rámci pokladní disciplíny vyplnit, patří příchozí pokladní příkaz, odchozí pokladní příkaz, kniha příjmů a výdajů, výplatní páska. Dokumenty lze podávat v elektronické i papírové podobě.
2. Organizace musí nutně stanovit limit na zůstatek hotovosti.
3. Výdej hotovosti z pokladny podniku lze provádět pouze odpovědným zaměstnancům a pro zodpovědnou podnikatelskou potřebu a musí být vždy opatřen doklady prokazujícími použití peněžních prostředků k určenému účelu. To znamená, že výdaje peněz z pokladny společnosti musí být doloženy - šeky, fakturami atd.
4. Pro jednotlivé podnikatele a právnické osoby by platby v rámci jedné smlouvy neměly přesáhnout sto tisíc rublů.
5. Pro vedoucí organizací platí zákaz vybírat peníze z pokladny pro osobní potřebu. Pro jednotlivé podnikatele žádná taková omezení neexistují.

Je třeba poznamenat, že hlavní změny pravidel pro provádění hotovostních transakcí od roku 2015 do roku 2016, zakotvené ve směrnici Centrální banky Ruska ze dne 11. března 2014 č. 3210-U, se dotkly jednotlivých podnikatelů. Tento právní akt zejména značně usnadňuje udržování pokladní kázně pro jednotlivé podnikatele.

Provádění hotovostních transakcí pro fyzické osoby: změny

• Jednotliví podnikatelé na zjednodušeném daňovém systému, UTII, patent, kteří sami přijímají a utrácejí výtěžek na pokladně, nesmí vést pokladní doklady (příjmový pokladní příkaz při příjmu hotovosti na pokladně, odchozí pokladní příkaz při výdeji hotovosti z pokladny ) a nevedou pokladní knihu, ale pouze za podmínky, že vedou evidenci příjmů a výdajů zdanitelných předmětů a jiných fyzických ukazatelů pro daňové účely. Společnost, která nepoužívá hotovost pro zúčtování se zaměstnanci nebo dodavateli, také nemusí vést pokladní knihu. Podle odborníků je odmítnutí uchovávat pokladní doklady pro jednotlivého podnikatele nepraktické. Musí být tedy předem připraven na to, že bude obtížné kontrolovat zaměstnance, kteří se tak či onak podílejí na peněžních transakcích společnosti. Nebudou existovat žádné listinné důkazy o tom, že zaměstnanec obdržel nebo naopak daroval tu či onu částku peněz.

Tento formát je vhodný, pokud je samotný podnikatel „pokladníkem“ společnosti - v tomto případě není třeba kontrolovat příjem a výdaje finančních prostředků a připravovat dokumentaci.

Poznámka
Vážení čtenáři! Pro zástupce malých a středních podniků v oblasti obchodu a služeb jsme vyvinuli speciální program „Business.Ru“, který umožňuje vést kompletní skladové účetnictví, obchodní účetnictví, finanční účetnictví a má také zabudovaný v CRM systému. Existují bezplatné i placené plány.

• Pro vedení pokladní dokumentace má nyní individuální podnikatel právo vybrat si papírové nebo elektronické médium. Pokud se rozhodnete vést dokumentaci elektronicky, je povinné používat elektronický digitální podpis. Pokud je pokladní dokumentace vedena elektronicky, pak papírová, podobné kopie dokladů již nejsou potřeba.

• Ve všech dokladech pro zaznamenávání hotovostních transakcí může jednotlivý podnikatel opravit chyby: k tomu je třeba přeškrtnout nesprávné údaje, poté vedle správných informací uvést datum provedení opravy a poskytnout přepis opravy. Úpravy jsou ověřeny podpisem pracovníka, který dokument připravil. Opravy však není dovoleno provádět u příchozího peněžního příkazu a odchozího peněžního příkazu.
• Podle nových pravidel nemůže fyzický podnikatel utrácet výnosy společnosti z pokladny na účely, jako je placení a poskytování úvěrů a úroků z nich, transakce s cennými papíry, platby za pronájem prostor a hazardní hry. Pro tyto účely musí jednotlivý podnikatel použít prostředky z běžného účtu společnosti (nebo fyzické osoby) v bance, to znamená vybrat hotovost z pokladny a převést ji na účet.
• V daňovém účetnictví není třeba zobrazovat prostředky vybrané individuálním podnikatelem z jeho bankovního účtu a následně vložené do pokladny společnosti.
• Pokud v určité dny neprobíhaly ve společnosti hotovostní platby, není vyžadováno vyplňování pokladní knihy.
• Veškeré příjmy organizace přijaté během dne musí být zpracovány pomocí registračních pokladen.

Limit hotovostního zůstatku v roce 2016

Limit hotovostního zůstatku je maximální povolená částka hotovosti, kterou lze na konci pracovního dne uchovávat v pokladně společnosti.

Podle směrnice Centrální banky Ruska ze dne 11. března 2014 č. 3210-U jednotliví podnikatelé nemusí zavádět limit hotovostního zůstatku - malé obchodní organizace mohou zachovat zjednodušený hotovostní postup. Připomeňme, že kategorie malých podniků zahrnuje firmy s méně než stovkou zaměstnanců a ročními příjmy nepřesahujícími 400 milionů rublů. V jeho rámci je pro takové podniky přípustné mít žádný hotovostní limit - to znamená, že společnost může akumulovat neomezené množství hotovosti v pokladně po neomezenou dobu. Odborníci však přesto doporučují předat peníze společnosti bance - to je z bezpečnostního hlediska správné. Prominutí hotovostního limitu musí být vystaveno na základě objednávky pro společnost. Tento požadavek je rovněž zakotven ve směrnici Centrální banky Ruska ze dne 11. března 2014 č. 3210-U. Objednávka by také měla zaznamenat všechny změny, které jsou provedeny v postupu práce s hotovostí a vedení pokladní dokumentace pro vaši společnost.

Pokud jde o organizace, musí samostatně nastavit limit na zůstatek hotovosti v pokladně - tento požadavek je povinný. Tento ukazatel je množství finančních prostředků, které lze držet v pokladně, a pokud není stanoven limit peněžního zůstatku společnosti, je považován za rovný nule, což znamená, že společnost nemá právo uchovávat finanční prostředky na konci pracovního dne. Za přechovávání peněz nad limit na pokladně organizace může být šéf firmy potrestán, protože se jedná o přestupek. Pokuta pro právnickou osobu může dosáhnout 50 tisíc rublů.

Hodnotu limitu hotovostního zůstatku není třeba s bankou sjednávat, ale je nutné pro společnost vystavit příkaz (administrativní doklad) o stanovení limitu peněžního zůstatku.

Porušení pokladní disciplíny: odpovědnost

Jak již bylo uvedeno výše, dodržování pokladní kázně a stanovených pravidel pro účtování o uložení peněžních prostředků ve společnosti, správnost papírování mohou posoudit daňoví inspektoři v rámci kontrol finanční a ekonomické činnosti společnosti. V rámci kontroly na místě mohou identifikovat různá porušení a uložit pokutu úředníkovi jednotlivého podnikatele nebo organizace. V souladu s článkem 15.1 zákoníku Ruské federace o správních deliktech to může být až pět tisíc rublů. Pokuta pro samotnou instituci za tento přestupek se může rovnat 50 tisícům rublů. Připomeňme, že podle bodu 39 Postupu při provádění pokladních operací odpovídá za nedodržení pokladní kázně vedoucí instituce, hlavní účetní a pokladní.

Očekávané změny pravidel provádění hotovostních transakcí v roce 2016

Některé organizace v naší zemi již zahájily přechod na „online pokladny“ se schopností přenášet údaje o všech finančních transakcích společnosti do Federální daňové služby. Rozsáhlý přechod na nový CCP však bude možný pouze s přijetím zákona, který stanoví změny zákona č. 54-FZ. V současné době je projednáván ve Státní dumě.

Jiné materiály

Provádění hotovostních transakcí v roce 2019 stále probíhá způsobem schváleným směrnicí Bank of Russia č. 3210-U ze dne 11. března 2014 (dále jen směrnice č. 3210-U). Připomeňme, že platí od 6. 1. 2014. Současně bylo schváleno ustanovení „O postupu při provádění hotovostních transakcí s bankovkami a mincemi Ruské banky na území Ruské federace“. Bank of Russia 12. října 2011 č. 373-P (dále jen nařízení č. 373-P).

POZNÁMKA! Od 19. srpna 2017 byla provedena řada změn v postupu pro provádění hotovostních transakcí, kterým se budeme podrobněji věnovat níže (směrnice Bank of Russia ze dne 19. června 2017 č. 4416-U).

Přečtěte si o změnách v účtování zálohových částek .

Koho se změny v postupu při provádění hotovostních transakcí týkají?

Inovace v postupu provádění hotovostních transakcí se v té či oné míře dotkly všech podnikatelských subjektů. Zejména:

• jednotliví podnikatelé a organizace, které jsou malými podniky (kritéria pro malé podniky naleznete v tomto článku);
• organizace, které nejsou malé;
• organizace s oddělenými divizemi;
• osoby používající registrační pokladny nebo striktní formuláře hlášení (přečtěte si více o účtování finančních prostředků při používání online pokladen);
• zaměstnavatelé dávají peníze zaměstnancům na účet.

Podívejme se nyní na tyto změny podrobněji.

Provádění hotovostních transakcí: srovnání současných a starých pravidel

Pro přehlednost uvedeme hlavní změny v postupu při provádění hotovostních transakcí formou tabulky (porovnání současných a předchozích pravidel včetně zohlednění těch, která zavádí směrnice č. 4416-U).

Operace ovlivněné změnami	Současný postup provádění hotovostních transakcí	Ustanovení právních úkonů, na které odkazuje současný postup pro provádění hotovostních transakcí	Předchozí postup provádění hotovostních transakcí
Povinnost nastavit limit na zůstatek hotovosti v pokladně	Jednotliví podnikatelé a drobné podnikatelské organizace si nemohou stanovit limit na zůstatek hotovosti v pokladně. Poznámka: Kritéria pro klasifikaci organizací jako malých podniků jsou stanovena čl. 4 zákona „O rozvoji malého a středního podnikání v Ruské federaci“ ze dne 24. července 2007 č. 209-FZ	Ustanovení 2 pokynů č. 3210-U	Neexistovaly žádné výjimky pro jednotlivé podnikatele a malé organizace. Všechny právnické osoby a podnikatelé si museli na konci pracovního dne stanovit maximální přípustnou výši hotovosti, kterou bylo možné uchovat v pokladně, a přebytečnou hotovost odevzdat bance (odstavce 1.2-1.4 Nařízení č. 373-P )
	Postup pro provádění hotovostních transakcí vám umožňuje vybrat si jednu ze 2 možností pro výpočet hotovostního limitu: na základě objemu peněžních tržeb za prodané zboží, provedené práce, poskytnuté služby (u nově vzniklých právnických osob - na základě předpokládaného objemu tržeb); na základě objemu vydané hotovosti (u nově vzniklých organizací - na základě předpokládaného objemu vydané hotovosti), s výjimkou hotovostních částek určených k výplatě mezd, stipendií apod. zaměstnancům	Příloha k pokynu č. 3210-U	Stará pravidla pro provádění hotovostních transakcí neumožňovala volbu vhodné varianty pro výpočet hotovostního limitu. Druhou variantu (z hlediska objemu hotovostního výdeje) bylo možné využít pouze v případě absence pokladních dokladů. To bylo přímo uvedeno v příloze předpisu č. 373-P
Evidence pokladních dokladů u jednotlivých podnikatelů	Jednotliví podnikatelé, kteří v souladu s právními předpisy Ruské federace o daních a poplatcích vedou záznamy o příjmech nebo příjmech a výdajích a (nebo) jiných předmětech zdanění nebo fyzických ukazatelích charakterizujících určitý druh podnikatelské činnosti, nesmí formalizovat: pokladní doklady; pokladní kniha. Týká se to zejména podnikatelů, kteří platí UTII, fyzických osob, které používají patent nebo zjednodušený daňový systém, jakož i fyzických osob, které jsou plátci jednotné zemědělské daně (viz dopis Federální daňové služby Ruska ze dne 9. července 2014 č. ED-4-2/13338). Poznámka: Účtování o příjmech a výdajích provádějí i podnikatelé v obecném režimu - v knize příjmů a výdajů a obchodních případů fyzické osoby podnikatele (schváleno nařízením ze dne 13.8.2002Ministerstvo financí Ruské federace č. 86n, Ministerstvo daní Ruské federace č. BG-3-04/430). Z toho můžeme usoudit, že toto uvolnění platí pro všechny podnikatele bez výjimky.	str. 4.1, 4.6 instrukce č. 3210-U	Spolu s organizacemi byli jednotliví podnikatelé povinni: formalizovat probíhající hotovostní transakce s příchozími a odchozími hotovostními příkazy (bod 1.8 nařízení č. 373-P); vést evidenci přijatých a vydaných peněz z pokladny v pokladní knize (bod 5.1 vyhlášky č. 373-P)
Postup pro uložení přebytečné hotovosti v bance	Hotovost pro připsání na účet se předkládá: do banky; organizace zařazená do systému Bank of Russia, která provádí přepravu hotovosti, vybírání hotovosti, operace pro příjem, přepočítávání, třídění, formování a balení hotovosti klientů bank	Ustanovení 3 pokynů č. 3210-U	Kromě stávajících možností (vklad do banky nebo organizace zahrnuté v systému Bank of Russia) bylo možné převádět peníze na účet prostřednictvím federální organizace poštovních služeb (článek 1.5 nařízení č. 373-P)
Uvedení částky slovy na pokladním dokladu	Podle současného postupu při provádění hotovostních transakcí při výdeji hotovosti podle pokladního příkazu pokladník připraví množství hotovosti k vydání a předá hotovostní příkaz pouze k podpisu příjemci. Již není potřeba po příjemci vyžadovat ruční zadávání přijaté částky do objednávky. Tuto částku lze vytisknout	Odstavec 6.2 pokynu č. 3210-U	Provádění hotovostních transakcí předchozím způsobem vyžadovalo, aby příjemce nejen podepsal příkaz, ale také vlastní rukou uvedl přijatou částku (rubly slovy, kopejky v číslech) (bod 4.3 nařízení č. 373-P)
Výdej peněz na účet	K výdeji hotovosti zaměstnanci na účet na výdaje spojené s činností právnické osoby nebo fyzického podnikatele se na základě písemné žádosti odpovědné osoby sestavuje výdajový pokladní příkaz v jakékoli formě nebo správní doklad. manažera. Žádost nebo administrativní dokument musí obsahovat záznam o výši peněžní hotovosti a období, na které je vystaven, a dále podpis a datum vedoucího. Pokud je žádost vypracována na zúčtovatelné částky, pak není správce povinen uvádět výši zúčtovatelných prostředků a období. Může to udělat sám odpovědný. A manažer to pouze podepíše a datuje. Výdej na účet je povolen, pokud příjemce nenahlásil předchozí zálohu	Odstavec 6.3 pokynu č. 3210-U	Podle předchozího postupu pro provádění hotovostních transakcí musel částku a období vykazování uvést sám manažer (bod 4.4 předpisu č. 373-P). Navíc do 19. srpna 2017 byly zúčtovatelné peníze vydávány pouze na základě žádosti zaměstnance a pouze v případě neexistence dluhu na předchozích zúčtovatelných výdajích
Příprava pokladních dokladů pro zúčtování s pokladnami nebo BSO	Současný postup pro provádění hotovostních transakcí zavádí možnost registrace obecného PKO a (nebo) hotovostního vypořádání po dokončení hotovostních transakcí pro celou částku přijaté hotovosti na základě daňových dokladů uvedených v odstavci. 27 čl. 1.1 zákona „O aplikaci CCP“ ze dne 22. května 2003 č. 54-FZ. Pokud je pokladní doklad vystaven v elektronické podobě, může pokladní doklad zaslat na žádost vkladatele na jeho email. Je-li příkaz k potvrzení o příjmu vydán elektronicky, může příjemce peněz na doklad umístit svůj elektronický podpis	str. 4.1, 5.1, 6.2 instrukce č. 3210	Předpis č. 373-P nestanovil možnost vyhotovit konsolidovanou účtenku pro BSO a další podobné dokumenty. Bod 5.2 směrnice č. 3210 pozbyl platnosti dnem 19.08.2017. Chyběla možnost zaslání účtenky e-mailem, stejně jako podepisování hotovostních vyúčtování elektronickým podpisem
Interakce mezi centrálou a kancelářemi oddělení	Organizace, která má samostatné divize (SU), má právo samostatně stanovit postup a načasování předávání kopií listů pokladních knih SE mateřské organizaci s přihlédnutím ke lhůtě pro sestavení účetní (účetní) závěrky ( bod 4.6 směrnice č. 3210-U)		Jednotka musela převést svůj pokladní list se zůstatkem hotovosti na konci pracovního dne organizaci nejpozději následující pracovní den (bod 5.6 předpisu č. 373-P)

Odpovědnost za porušení pravidel pro provádění hotovostních transakcí

A na závěr pár slov o odpovědnosti. Za porušení postupu při práci s hotovostí a postupu při provádění hotovostních transakcí je stanovena správní odpovědnost podle čl. 15.1 Kodex správních deliktů Ruské federace. Jedná se o pokutu: pro úředníky - od 4 tisíc do 5 tisíc rublů, pro právnické osoby - od 40 tisíc do 50 tisíc rublů.

V tomto případě porušení zahrnují:

• provádění hotovostních vyrovnání s jinými organizacemi nad stanovené limity;
• nepřijetí (neúplný příjem) hotovosti do pokladny;
• nedodržení postupu pro uložení dostupných finančních prostředků;
• hromadění hotovosti v pokladně nad stanovené limity.

Přečtěte si více o odpovědnosti za porušení postupu při provádění hotovostních transakcí v článku „Peněžní disciplína a odpovědnost za její porušení“ .

Výsledek

Postup provádění hotovostních transakcí v roce 2019 nedoznal žádných změn. Pravidla ve znění z roku 2017 nadále platí. Pak některé z inovací ovlivnily postup práce s účetními. Další změny souvisely se zavedením online pokladen a optimalizací toku elektronických pokladních dokladů.