संकलन कथन. इन्वेंटरी शीट इन्वेंटरी परिणाम शीट का नमूना
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इस फॉर्म का उपयोग इन्वेंट्री को औपचारिक बनाने और इन्वेंट्री की शुद्धता की जांच को नियंत्रित करने के लिए किया जाता है। विवरण प्रारंभिक मूल्यों से इन्वेंट्री परिणामों के विचलन को दर्शाता है। ऐसे दस्तावेज़ की तैयारी किसी अनुसूचित या असाधारण निरीक्षण प्रक्रिया के कारण हो सकती है। यह अंतिम दस्तावेज़ है, जो उद्यम में इन्वेंट्री गतिविधियों का सारांश देता है।
एकीकृत फॉर्म नंबर INV-26 को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 27 मार्च, 2000 नंबर 26 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था।
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फॉर्म INV-26 को सही तरीके से कैसे भरें
यह फॉर्म विशेष रूप से बनाए गए आयोग के काम के परिणामों के आधार पर संकलित किया गया है। इस प्रयोजन के लिए, महानिदेशक द्वारा हस्ताक्षरित एक आंतरिक आदेश जारी किया जाता है। आयोग में कम से कम तीन लोग होते हैं। ये संगठन के कर्मचारी हो सकते हैं या काम पर रखने के लिए विशेष रूप से बुलाए गए कर्मचारी हो सकते हैं। आयोग की संरचना को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित और हस्ताक्षरित किया जाता है। इन्वेंट्री प्रक्रिया शुरू करने और परिणाम रिकॉर्डिंग फॉर्म भरने से पहले, आयोग के अध्यक्ष को उसके प्रतिभागियों में से चुना जाना चाहिए। सभी सदस्यों और अध्यक्ष को इन्वेंट्री फॉर्म पर नाम से सूचीबद्ध किया जाना चाहिए।
विवरण दो प्रतियों में तैयार किया गया है। उनमें से एक विभाग के प्रमुख के गोदाम में होना चाहिए, दूसरा परिणामों के बाद के मूल्यांकन और आवश्यक अवधि के लिए एक रिपोर्ट तैयार करने के लिए लेखा विभाग में रहता है (अक्सर एक वार्षिक विवरण तैयार किया जाता है)। यह दस्तावेज़ चल रही सूची के परिणामों का मूल्यांकन करता है। दस्तावेज़ संगठन की मुहर के साथ चिपका हुआ है।
सभी पहचाने गए विचलन प्रपत्र (सारणीबद्ध भाग में) में दर्ज किए गए हैं। भरना निर्दिष्ट वस्तुओं और कॉलम के नाम के साथ सख्ती से होता है। बड़ी संख्या में विचलन के मामले में, एक सारणीबद्ध अनुप्रयोग का उपयोग किया जाता है। इस मामले में, प्रत्येक शीट पर मुहर लगाई जानी चाहिए और पेंट किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ को सील किया जाना चाहिए.
फॉर्म भरते समय एक काफी सामान्य गलती यह है कि संगठन अक्सर पुराने फॉर्म का उपयोग करते हैं। यह याद रखना चाहिए कि 1 जनवरी 2001 के बाद फॉर्म में महत्वपूर्ण बदलाव किए गए थे। इसलिए, इसे भरने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप स्थापित फॉर्म का उपयोग कर रहे हैं।
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कोई भी संगठन पंजीकृत इन्वेंट्री आइटम, अचल संपत्ति (अचल संपत्ति) और अमूर्त संपत्ति (अमूर्त संपत्ति) को रिकॉर्ड करने और सत्यापित करने के लिए एक निश्चित आवृत्ति पर एक इन्वेंट्री करता है। इस तरह के चेक के परिणामों के आधार पर, यदि काम के दौरान कागज पर पहले जो लिखा गया था और जो वास्तव में मौजूद है, उसमें विसंगतियों की पहचान की गई तो एक तुलना पत्र तैयार किया जाता है।
ऐसे कथनों के कई मानक रूप हैं:
- INV-18 (OS और अमूर्त संपत्ति के बीच अंतर प्रदर्शित होता है);
- INV-19 (इन्वेंट्री और सामग्रियों पर वास्तविक डेटा से विचलन इसमें दर्ज किए जाते हैं)।
पहले से ही वर्ष के अंत में, INV-26 फॉर्म की इन्वेंट्री तुलना शीट का उपयोग संपूर्ण रिपोर्टिंग अवधि के लिए निरीक्षण के परिणामों को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।
विवरण भरने से पहले भी, जिम्मेदार व्यक्ति को यह सुनिश्चित करना होगा कि सभी डेटा और गणना सही हैं। गहन जाँच के बाद ही तुलना पत्रक तैयार किए जाते हैं और इन्वेंट्री परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है।
लेखांकन दस्तावेज में दर्ज आंकड़ों के साथ प्राप्त वास्तविक संकेतकों की तुलना करने के लिए दस्तावेजों के इन रूपों की आवश्यकता होती है। इन्वेंट्री तुलना शीट को भरना कई विशिष्ट विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए किया जाता है।
इन्वेंट्री आइटम या ऑपरेटिंग परिसंपत्तियों में छोटी विसंगतियां भी इन्वेंट्री रिपोर्ट में प्रतिबिंबित होनी चाहिए। इसके अतिरिक्त, लेखांकन प्रमाणपत्र तैयार किए जाते हैं, जो कमी के कारणों को दर्शाते हैं। राइट-ऑफ़ की दिशाएँ इस पर निर्भर करती हैं, वे हो सकती हैं:
- चोरी;
- कमी;
- आपातकालीन स्थितियाँ (उदाहरण के लिए, प्राकृतिक आपदाएँ);
- जिम्मेदार व्यक्तियों की लापरवाही से कीमती सामान की क्षति।
अधिकारियों को हमेशा यह नहीं पता होता है कि मौजूदा आवश्यकताओं के अनुसार मिलान शीट को सही तरीके से कैसे भरना है। निम्नलिखित कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:
- गलत ग्रेडिंग के कारण मात्रा में अंतर;
- वस्तुओं और सामग्रियों की पुनः ग्रेडिंग।
मिसग्रेडिंग से तात्पर्य किसी एक किस्म के गलत असाइनमेंट के कारण किसी भी प्रकार के माल के गलत लेखांकन से है। आप इस बारे में अधिक पढ़ सकते हैं कि माल की रीग्रेडिंग क्या होती है।
इन्वेंट्री तुलना शीट तैयार करने से स्वीकार्य सीमा (प्राकृतिक हानि की सीमा) के भीतर होने वाले नुकसान को और अधिक बट्टे खाते में डालने की आवश्यकता का अनुमान लगाया जाता है।
निरीक्षण के दौरान उत्पन्न अधिशेष या कमी को मिलान विवरणों में दर्शाया गया है क्योंकि उनका मूल्यांकन किया गया था और लेखांकन रिकॉर्ड में प्रतिबिंबित किया गया था।
मिलान कथनों को संकलित करने की प्रक्रिया विशेष ध्यान देने योग्य है। एक संगठन, या बल्कि एक जिम्मेदार व्यक्ति, एकीकृत रजिस्टरों का उपयोग कर सकता है, जहां इन्वेंट्री सूचियों और सुलह शीट के सभी संकेतक संयुक्त होते हैं। यदि इन्वेंट्री आइटम उद्यम के स्वामित्व में नहीं हैं, लेकिन लेखांकन में सूचीबद्ध हैं तो उन्हें भी संकलित किया जाता है। यह हो सकता है:
- भंडारण के लिए हस्तांतरित क़ीमती सामान;
- किराये का कीमती सामान;
- माल, सामग्री को आगे की प्रक्रिया और उपयोग के लिए संगठन को हस्तांतरित किया गया।
निरीक्षण के दौरान, इन्वेंट्री जांच के परिणामों का एक प्रमाण पत्र तैयार किया जाता है। इसे इन्वेंट्री की एक प्रति के साथ कीमती सामान के मालिकों को हस्तांतरित कर दिया जाता है।
सभी मिलान विवरण इलेक्ट्रॉनिक रूप से या हाथ से भरे जा सकते हैं। आइए दोनों मेल खाने वाले कथनों की विशेषताओं पर अधिक विस्तार से विचार करें।
INV-19 (इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों का मिलान विवरण): फॉर्म और नमूना
ऑडिट के परिणामों के आधार पर संकलित मिलान विवरणों के रूपों में से एक इन्वेंट्री आइटमों के इन्वेंट्री परिणामों का मिलान विवरण है, जिसका एक नमूना आपको दस्तावेज़ फॉर्म में सभी डेटा को सही ढंग से दर्ज करने की अनुमति देगा। इन्वेंट्री वस्तुओं की अधिशेष और कमी को प्रदर्शित करना आवश्यक है।
निम्नलिखित वस्तुओं को इन्वेंट्री आइटम के रूप में वर्गीकृत किया गया है:
- उपभोग्य वस्तुएं;
- तैयार उत्पाद;
- चीज़ें;
- उद्यम के मूल्यों से संबंधित अन्य वस्तुएँ।
निरीक्षण के दौरान, सभी जानकारी एक विशेष इन्वेंट्री INV-3 में दर्ज की जाती है, केवल इन्वेंट्री के अंत में इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की तुलना शीट का उपयोग किया जाता है। इस श्रेणी के लिए पहचानी गई कमी और अधिशेष को प्रदर्शित करना आवश्यक है।
INV-19 की संरचना
इस दस्तावेज़ में 3 पृष्ठ हैं. पहले में कंपनी और प्रभारी व्यक्ति के बारे में जानकारी होती है। निम्नलिखित जानकारी को यहां शामिल करना आवश्यक है:
- कंपनी का नाम;
- विचाराधीन इकाई का नाम (उदाहरण के लिए, गोदाम संख्या 4, यदि कोई नहीं है, तो INV-19 के इस कॉलम में डैश लगाएं);
- इन्वेंट्री गतिविधियों को पूरा करने के आदेश की संख्या;
- जब जाँच की गई (xx.yy.zzzz प्रारूप में दर्ज);
- समय;
- दस्तावेज़ की संख्या ही;
- जानकारी दर्ज करने की तिथि (सभी एक ही प्रारूप में);
- अधिकारियों के बारे में जानकारी (उनके पदों के नाम और पूरे नाम लिखे गए हैं)।
केवल यदि सभी सूचीबद्ध विवरण उपलब्ध हैं, तो इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की तुलना शीट, या बल्कि इसका मुख्य पृष्ठ, पूरी तरह से पूरा माना जाता है। इसके बाद, आप कमी और अधिशेष के बारे में जानकारी वाले अन्य दो पृष्ठों को भरना शुरू कर सकते हैं। निरीक्षण के दौरान प्राप्त सभी जानकारी एक विशेष तालिका में दर्ज की जाती है, जिससे सभी विसंगतियों को स्पष्ट रूप से पहचानना संभव हो जाता है।
दस्तावेज़ प्रपत्र INV-19: भरने की विशेषताएं
दस्तावेज़ भरते समय, जिम्मेदार व्यक्ति के मन में विभिन्न प्रश्न हो सकते हैं। इन्वेंट्री शुरू करने से पहले, आपको INV-19 मिलान शीट फॉर्म डाउनलोड करना होगा और इसे भरने की विशेषताओं का अध्ययन करना होगा।
यदि संगठन के पास भंडारण के लिए संगठन द्वारा स्वीकृत इन्वेंट्री आइटम हैं, तो उन पर जानकारी INV-5 फॉर्म में प्रदर्शित की जाती है, और फिर एक अतिरिक्त मिलान विवरण तैयार किया जाता है।
INV-19 के दूसरे और तीसरे पेज पर एक तालिका है जहां सभी इन्वेंट्री आइटम पर डेटा दर्ज किया गया है जिसके लिए वास्तविक और लेखांकन संकेतक मेल नहीं खाते हैं। INV-19 भरने का एक उदाहरण आपको यह समझने में मदद करेगा कि किसी दस्तावेज़ में जानकारी को सही ढंग से कैसे प्रदर्शित किया जाए।
प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम के लिए निम्नलिखित जानकारी दर्ज की जा सकती है:
- लेखांकन में प्रयुक्त माप की इकाई (ओकेईआई के अनुसार मूल्यों के कोड सहित);
- वस्तु सूची संख्या;
- पासपोर्ट नंबर (केवल उन मूल्यों के लिए दर्शाया गया है जिनमें कीमती धातुएं हैं; INV-19 फॉर्म में यह कॉलम 7 से मेल खाता है);
- अधिशेष और कमी (मात्रा और मात्रा का संकेत)।
लेखांकन कर्मचारी विवरण में डेटा का मिलान करने के लिए जिम्मेदार है। अधिशेष और कमी के बारे में स्पष्ट जानकारी कॉलम 12 से 17 में दर्ज की गई है। यदि कुछ अधिशेष का उपयोग परिणामी कमी (पुनः ग्रेडिंग) को कवर करने के लिए किया जाता है, तो उन पर डेटा कॉलम 18-20 में प्रदर्शित किया जाता है, और कमी के बारे में - 21 से 23 तक INV-19 का नमूना भरने से आप आवश्यक कॉलम में सभी जानकारी दर्ज कर सकेंगे।
अधिशेष पर कुल डेटा निम्नलिखित कॉलम में दर्ज किया गया है:
- 24 अधिशेष की मात्रा दर्शाता है;
- 25 अधिशेष की कुल राशि प्रदर्शित करता है;
- 26 में पूंजीकरण के लिए खाता संख्या शामिल है।
कमी पर डेटा प्रदर्शित करने के लिए कॉलम 27 से 32 का उपयोग किया जाता है। वहां मात्रा और रकम की जानकारी दर्ज की जाती है.
जब मूल्यवान वस्तुओं की अधिकता और कमी की सारी जानकारी तालिका में दर्ज की जाती है, तो मात्रा और राशि की अंतिम गणना की जाती है। इन्वेंट्री मिलान शीट फॉर्म में पहले से ही उपयुक्त सेल शामिल हैं; आपको बस उनमें जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता है।
सबसे अंत में, उस व्यक्ति के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है जिसने विवरण भरा था और जिन्होंने निर्दिष्ट मूल्यों के लिए भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति (एमआरपी) के रूप में कार्य किया था। दस्तावेज़ पर अपना हस्ताक्षर करके, एमओएल प्राप्त डेटा की पुष्टि करता है।
कानून उद्यमों को एकीकृत INV-19 फॉर्म का उपयोग करने के लिए बाध्य नहीं करता है, जिसका फॉर्म कुछ ही सेकंड में डाउनलोड किया जा सकता है। संगठन अपना स्वयं का दस्तावेज़ पाठ बना सकते हैं और उसे लागू कर सकते हैं।
फॉर्म INV 19
इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की तुलना शीट का प्रपत्र।
आईएनवी फॉर्म 19 भरने का नमूना
इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की नमूना तुलना शीट।
INV-18 (अचल संपत्तियों की सूची के परिणामों का तुलनात्मक विवरण): प्रपत्र और नमूना
अचल संपत्तियों की कमी और अधिशेष को ध्यान में रखने और रिकॉर्ड करने के लिए, एक विशेष फॉर्म का उपयोग किया जाता है - INV-18। जब सभी वास्तविक डेटा प्राप्त हो जाते हैं, तो उनकी तुलना लेखांकन डेटा से की जाती है। फॉर्म में अचल संपत्तियों (पीई) और अमूर्त संपत्तियों (आईएमए) के अधिशेष और कमी के बारे में जानकारी शामिल है।
इस दस्तावेज़ में 2 पृष्ठ हैं. मुख्य पृष्ठ बिल्कुल वैसा ही भरा गया है जैसा कि INV-19 विवरण के मामले में है। अचल संपत्तियों की सूची के परिणामों का मिलान विवरण सारणीबद्ध रूप में बने दूसरे पृष्ठ में इन्वेंट्री आइटम के फॉर्म से भिन्न होता है।
INV-18 भरने की प्रक्रिया
कुल मिलाकर, तालिका INV-18 में 11 कॉलम हैं। उनमें उन अचल संपत्तियों या अमूर्त संपत्तियों के बारे में जानकारी होती है जिनके लिए वास्तविक डेटा लेखांकन डेटा से मेल नहीं खाता है। प्रत्येक ऑब्जेक्ट प्रकार को एक अलग लाइन पर दर्ज किया जाना चाहिए। भ्रम से बचने के लिए, आप INV-18 नमूने का उपयोग कर सकते हैं। दस्तावेज़ में निम्नलिखित जानकारी है:
- क्रम में वस्तु प्रकार संख्या;
- वस्तु का नाम और उसके बारे में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी;
- पट्टे की शर्तें और पट्टेदार का नाम (यह कॉलम भरा जाता है यदि संपत्ति संगठन की संपत्ति नहीं है, लेकिन इसके द्वारा पट्टे पर दी गई थी; यदि संपत्ति स्वामित्व में है, तो एक डैश दर्ज किया गया है);
- ऑब्जेक्ट का पासपोर्ट, इन्वेंट्री और सीरियल नंबर (INV-18 मिलान शीट को भरने का एक नमूना दिखाता है कि यदि कोई पासपोर्ट नंबर नहीं है, तो संबंधित सेल में एक डैश दर्ज किया गया है);
- मौजूदा अधिशेष और परिणामी कमी (उनकी मात्रात्मक मात्रा और कुल लागत) के बारे में जानकारी।
दस्तावेज़ के अंत में एक सारांश पंक्ति है जहां सामान्यीकृत डेटा दर्ज किया गया है (उत्पन्न अधिशेष और कमी की संख्या और कुल राशि)। आप INV-18 फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं और देख सकते हैं कि यह जानकारी कैसे दर्ज करें।
विवरण भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति और पूरा नाम अवश्य दर्शाया जाना चाहिए। आमतौर पर यह एक लेखा कर्मचारी होता है। मिलान विवरण बनाने के लिए, वह इन्वेंट्री सूची INV-1 का उपयोग करता है। दस्तावेज़ की गहन जांच के बाद ही जिम्मेदार व्यक्ति अचल संपत्तियों (एफए) की सूची के लिए संकलन शीट पर हस्ताक्षर करता है।
अकाउंटेंट स्टेटमेंट पर हस्ताक्षर करने वाला एकमात्र व्यक्ति नहीं है। दस्तावेज़ में निर्दिष्ट पदों पर एमओएल का प्रतिनिधित्व करने वाले सभी कर्मचारी अपने हस्ताक्षर करते हैं। कागज पर हस्ताक्षर करके, वे प्राप्त परिणामों से सहमत होते हैं और यदि आवश्यक हो तो कमियों की जिम्मेदारी लेते हैं। ऐसे कई कर्मचारी हो सकते हैं. वे सभी ओएस मिलान शीट पर हस्ताक्षर करते हैं।
सभी विवरण भरने के बाद, INV-26 फॉर्म का उपयोग किया जाता है, जो ऑडिट के अंतिम परिणाम प्रदर्शित करता है।
फॉर्म आईएनवी 18
अचल संपत्तियों की सूची के परिणामों की तुलना शीट का प्रपत्र।
INV 18 फॉर्म भरने का नमूना
अचल संपत्तियों की सूची के परिणामों की तुलना शीट का नमूना।
यदि इन्वेंट्री के परिणाम लेखांकन दस्तावेजों में परिलक्षित डेटा से भिन्न होते हैं, तो एक तथाकथित मिलान विवरण तैयार करना आवश्यक है। आमतौर पर एक विशेष फॉर्म INV-19 का उपयोग किया जाता है, जो काफी सुविधाजनक और सरल है। दस्तावेज़ डिज़ाइन का एक रूप और एक तैयार उदाहरण, जिन विशेषताओं पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है - अभी इस सब के बारे में बात करें।
लेखांकन करना एक अनिवार्य प्रक्रिया है, जिसके दौरान विसंगतियाँ लगभग हमेशा अनिवार्य रूप से खोजी जाती हैं:
- आधिक्य;
- कमी।
इन सभी विसंगतियों को लिखित रूप में दर्ज किया जाना चाहिए। रिपोर्टिंग प्रक्रिया सबसे पहले कंपनी के लिए ही आवश्यक है, क्योंकि:
- विस्तृत लेखांकन के लिए धन्यवाद, आप लेखांकन दस्तावेजों को सही ढंग से तैयार कर सकते हैं।
- कमी के कारणों का विश्लेषण करना और इसकी मात्रा को कम करना संभव है।
- आप भंडारण प्रणाली, उद्यम के भीतर माल के परिवहन और कर्मचारियों के काम में कमजोरियां देख सकते हैं, जिससे परिणामों में विसंगतियां होती हैं।
टिप्पणी। विवरण लेखांकन के दौरान सभी मामलों में भरा जाता है - अनुसूचित और असाधारण दोनों (उदाहरण के लिए, एक वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति की बर्खास्तगी और उसकी शक्तियों को एक नए कर्मचारी को हस्तांतरित करने के बाद)।
नतीजे अलग-अलग क्यों हैं?
यह स्पष्ट है कि कमोडिटी इकाइयों, सामग्रियों, कच्चे माल, उत्पादों और अन्य भौतिक संपत्तियों की गिनती के परिणाम असावधानी के कारण लेखांकन दस्तावेजों में प्रस्तुत परिणामों से भिन्न हो सकते हैं। इसके अलावा, कोई त्रुटि एक साथ या उनमें से किसी एक चरण में कई चरणों में हो सकती है:
- गिनती के दौरान त्रुटियां सबसे संभावित और वास्तविक कारण हैं।
- शेष राशि के साथ किसी विशेष दस्तावेज़ को बनाते समय त्रुटियाँ।
इसके साथ ही, विसंगतियों के कारण निम्नलिखित कारकों से संबंधित हो सकते हैं:
- पुनः ग्रेडिंग;
- चोरी;
- किसी वस्तु की हानि (असावधानी के कारण);
- कैशियर की त्रुटि (आइटम छिद्रित नहीं था और चेकआउट पर बस "सौंप दिया गया") था।
विशिष्ट कारणों का विश्लेषण करना हमेशा एक जटिल प्रक्रिया होती है। एक नियम के रूप में, समाधान पत्रक में प्रस्तुत केवल एक सूची के परिणाम पर्याप्त नहीं हैं। विसंगतियों के विशिष्ट कारणों को स्थापित करने के लिए निरीक्षणों की एक श्रृंखला (अनिर्धारित सहित) आयोजित करना आवश्यक होगा।
भरने की प्रक्रिया
विसंगतियों वाले परिणाम तुरंत फॉर्म में दर्ज नहीं किए जाते हैं। आमतौर पर, प्रक्रिया इस तरह दिखती है:
- इन्वेंट्री कमीशन में भाग लेने वाले कर्मचारी कमी और/या अधिशेष की खोज करते हैं।
- वे तुरंत इस जानकारी को अपने निजी कागजात (ड्राफ्ट) में दर्ज करते हैं।
- फिर असावधानी के कारण त्रुटि की संभावना को बाहर करने के लिए डेटा की दोबारा जांच की जाती है (आमतौर पर कोई अन्य कर्मचारी अधिक विश्वसनीयता के लिए इसकी पुनर्गणना करता है)।
- यदि यह पुष्टि हो जाती है कि कमी या अधिशेष का तथ्य वास्तव में मौजूद है, तो इन्वेंट्री परिणाम को अंतिम संस्करण में स्थानांतरित कर दिया जाता है - अर्थात। मिलान शीट पर.
प्रपत्र और नमूना दस्तावेज़
यदि आप सबसे सामान्य फॉर्म INV-19 का उपयोग करते हैं, तो आपको बस सभी फ़ील्ड सही ढंग से भरने होंगे। यदि आप अपना स्वयं का नमूना विकसित और उपयोग करते हैं, तो इसे बनाते समय यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ में निम्नलिखित जानकारी है:
- संगठन का नाम, उसकी गतिविधि का प्रकार, ओकेयूडी और ओकेपीओ कोड।
- दस्तावेज़ का एक लिंक जो इन्वेंट्री की शुरुआत को नियंत्रित करता है - आमतौर पर एक संबंधित लिंक प्रकाशित किया जाता है, जो प्रक्रिया के समय, जिम्मेदार व्यक्तियों और आयोग के अध्यक्ष को निर्धारित करता है।
- इन्वेंट्री का समय आरंभ और समाप्ति तिथियां हैं (कभी-कभी वे मेल खा सकती हैं)।
- दस्तावेज़ संख्या (लगातार क्रमांकन का उपयोग पूरे वर्ष या अन्य अवधियों के लिए किया जाता है - प्रशासन के विवेक पर)।
- पूरा नाम, जिम्मेदार व्यक्ति के पद का पूरा शीर्षक। यह एक गोदाम प्रबंधक, विभाग प्रबंधक, वरिष्ठ कैशियर/सेल्सपर्सन, प्रशासक आदि हो सकता है।
- तुलना शीट का मुख्य भाग एक तालिका के रूप में प्रस्तुत किया जाता है जिसमें इन्वेंट्री परिणाम दर्ज किए जाते हैं। केवल वस्तुओं के उन समूहों को इंगित करना आवश्यक है जिनके लिए कमी और/या अधिशेष का पता चला था (गलत ग्रेडिंग के परिणामस्वरूप भी)। INV-19 फॉर्म में 32 कॉलम हैं, जिनमें शामिल हैं:
- उत्पाद का नाम (या अन्य मूल्य), उसका ग्रेड, प्रकार;
- एक कोड के रूप में माल की लेबलिंग जो किसी गोदाम या स्टोर में नामकरण प्रणाली में स्वीकार की जाती है;
- लेखांकन परिणाम - मात्रा और रूबल में विसंगतियों के साथ (अधिशेष और कमी दोनों में);
- पुनः ग्रेडिंग में विसंगतियाँ;
- अंततः विसंगतियों की गणना की गई (अतिरिक्त अंतिम जांचों को ध्यान में रखते हुए)।
- कथन के अंत में आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति एक बार फिर अपना हस्ताक्षर करता है, जिसका अर्थ है कि वह परिणामों से परिचित हो गया है।
टिप्पणी। राशियाँ निकटतम कोपेक को इंगित की जाती हैं। यदि मान में कोपेक शामिल नहीं है, तो आप इसे सरल प्रारूप में निर्दिष्ट कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, 1000.00 (रूबल) के बजाय 1000 (रूबल)।
INV-19 फॉर्म नीचे दिखाया गया है।
यहाँ एक पूर्ण उदाहरण है:
सरल रूप
प्रत्येक कंपनी को स्वयं निर्णय लेने का अधिकार है कि किस फॉर्म का उपयोग करना है। वहीं, INV-19 फॉर्म का उपयोग अक्सर किया जाता है - एक तरफ, यह सुविधाजनक है, दूसरी तरफ, कई कंपनियां व्यावसायिक आदत के कारण इसका उपयोग करना जारी रखती हैं। हालाँकि, कुछ मामलों में, फॉर्म का एक सरल संस्करण उपयोगी हो सकता है, जिसमें आप न्यूनतम डेटा इंगित कर सकते हैं:
- कंपनी और गोदाम का नाम, संकलन की तारीख;
- उत्पाद का नाम;
- इसकी मात्रा (वास्तव में);
- इसकी मात्रा (दस्तावेजों के अनुसार);
- पहचाने गए विचलन;
- इकाइयाँ;
- यूनिट मूल्य;
- वास्तविक मात्रा के आधार पर सभी वस्तुओं का योग;
- लेखांकन दस्तावेजों में डेटा के अनुसार सभी वस्तुओं का योग;
- हस्ताक्षर, जिम्मेदार व्यक्तियों के पद, हस्ताक्षर की प्रतिलेख।
यह विकल्प आपको महत्वपूर्ण समय बचाने की अनुमति देता है। इसका उपयोग छोटे गोदामों में लेखांकन करते समय, व्यक्तिगत वस्तुओं (अनुभागों) की गिनती करते समय, साथ ही जब विचलन पाए जाते हैं जो संदेह पैदा करते हैं (यानी यह सोचने का कारण है कि त्रुटि का कारण असावधानी है) तो पुन: गिनती करते समय उपयोग किया जाता है।
|
खाता नाम |
खाता संख्या |
इन्वेंट्री द्वारा पहचाने गए परिणाम। मात्रा, रगड़ें। सिपाही. |
संपत्ति को नुकसान स्थापित किया गया था, राशि, रगड़। सिपाही. |
संपत्ति की क्षति से होने वाली कमी और हानि की कुल राशि में से, रगड़ें। सिपाही. |
|||||
|
पुनः ग्रेडिंग के अनुसार उत्तीर्ण किया गया |
प्राकृतिक हानि की सीमा के भीतर बट्टे खाते में डाल दिया गया |
दोषियों को जिम्मेदार ठहराया |
प्राकृतिक हानि मानदंडों से अधिक मात्रा में बट्टे खाते में डालना |
||||||
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कमी |
|||||||||
पर्यवेक्षक_________________________________________________________________________________
मुख्य लेखाकार____________________________________________________________________________
स्थिति हस्ताक्षर हस्ताक्षर की प्रतिलेख
अध्यक्ष
भंडार
कमीशन
स्थिति हस्ताक्षर हस्ताक्षर की प्रतिलेख
उल्टा प्रिंट करें. हस्ताक्षर पीछे की ओर मुद्रित होने चाहिए।
प्राकृतिक हानि मानदंडों की सीमा के भीतर संपत्ति की कमी का कारण उत्पादन या वितरण लागत (व्यय) है, और मानदंडों से अधिक की कमी दोषी व्यक्तियों की कीमत पर है। यदि अपराधियों की पहचान नहीं की जाती है या अदालत उनसे हर्जाना वसूलने से इनकार कर देती है, तो संपत्ति की कमी और उसके नुकसान से होने वाले नुकसान को संगठन के वित्तीय परिणामों (खंड "बी", कानून संख्या के अनुच्छेद 12 के खंड 3) में लिखा जाता है। .129-एफजेड, लेखांकन विनियमों का खंड "बी" खंड 28)।
लेखांकन में, भौतिक संपत्ति और धन की कमी और चोरी के लिए उद्यम में पहचानी गई राशि, साथ ही संपत्ति के नुकसान से होने वाले नुकसान, खाता 94 "संपत्ति के नुकसान से होने वाली कमी और हानि" में परिलक्षित होते हैं। इसके अलावा, कमी खाता 94 में परिलक्षित होती है, भले ही वे उत्पादन (हैंडलिंग) लागत के रूप में बट्टे खाते में डाली जा सकती हैं या दोषी पक्षों को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।
साथ ही, यह ध्यान में रखना चाहिए कि खाता 94 निम्नलिखित को प्रतिबिंबित नहीं करता है: प्राकृतिक आपदाओं से होने वाले नुकसान (भंडार, तैयार उत्पादों और अन्य भौतिक संपत्तियों का विनाश और क्षति, उत्पादन रुकने से होने वाला नुकसान, आदि), जिसमें इससे जुड़ी लागत भी शामिल है। रोकथाम या आपदा राहत; आग, दुर्घटनाओं और चरम स्थितियों के कारण होने वाली अन्य आपात स्थितियों के परिणामस्वरूप अपूरित क्षति। इन नुकसानों को रिपोर्टिंग वर्ष के नुकसान के रूप में 99 "लाभ और हानि" के हिसाब से लिया जाता है और कर योग्य लाभ (अनुच्छेद 265 के खंड 2, रूसी संघ के कर संहिता के भाग 11) का निर्धारण करते समय ध्यान में रखा जाता है।
इस घटना में कि जांच या न्यायिक अधिकारियों का निर्णय पुष्टि करता है कि अपराधियों के पास कोई कमी नहीं है, उन्हें खाते में 91 "अन्य आय और व्यय" के रूप में लिखा जाता है।
यदि, इन्वेंट्री के परिणामस्वरूप, कोई कमी पाई जाती है, जिसके अपराधियों की पहचान नहीं की गई है और उद्यम अपराधियों की तलाश के लिए उपाय नहीं करता है या अदालत में मामले पर विचार नहीं करता है, तो ऐसी कमी को बट्टे खाते में डाल दिया जाना चाहिए। करों का भुगतान करने के बाद उद्यम के निपटान में शेष धनराशि।
पुन: ग्रेडिंग के परिणामस्वरूप अधिशेष और कमी का पता चलने के मामलों में, उद्यम ऐसे मूल्यों की पारस्परिक भरपाई की अनुमति दे सकता है यदि वे एक ही ऑडिट अवधि के दौरान एक ही नाम की भौतिक संपत्तियों के लिए एक ही ऑडिट किए गए व्यक्ति से पाए जाते हैं। यदि, ऑफसेट के दौरान, गायब संपत्तियों का मूल्य अधिक पाई गई संपत्तियों के मूल्य से अधिक है, तो इस अंतर को दोषी व्यक्तियों के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है।
कमी के परिणामस्वरूप बट्टे खाते में डाली गई संपत्ति से संबंधित वैट राशि 12 नवंबर, 1996 के रूस के वित्त मंत्रालय के पत्र संख्या 96 के पैराग्राफ 13 के अनुसार लेखांकन में परिलक्षित होती है "लेखांकन में संबंधित कुछ लेनदेन को प्रतिबिंबित करने की प्रक्रिया पर" मूल्य वर्धित कर और उत्पाद शुल्क करों के लिए।”
यदि आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने से पहले भौतिक संसाधनों की कमी का पता चलता है, तो इन मूल्यों के कारण वैट की राशि को खाते 94 में डेबिट के रूप में लिखा जाना चाहिए। इस मामले में, लेखांकन रिकॉर्ड में एक प्रविष्टि की जाती है: डेबिट 94 क्रेडिट 19.
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प्राथमिक दस्तावेज़ |
संगत खाते |
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माल की कमी प्राकृतिक हानि मानदंडों की सीमा के भीतर परिलक्षित होती है | |||
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इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की तुलना शीट |
प्राकृतिक हानि के मानकों से अधिक हानि होने का तथ्य स्थापित हो चुका है | ||
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लेखांकन प्रमाणपत्र-गणना |
लुप्त मूल्यों पर वैट की राशि को बट्टे खाते में डाल दिया गया है | ||
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दावा पत्र |
खरीद मूल्य (वैट सहित) पर नुकसान की राशि के लिए एक कानूनी इकाई पर दावा किया गया है | ||
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बैंक स्टेटमेंट |
दावे के लिए कानूनी इकाई से धनराशि प्राप्त की | ||
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कोर्ट का फैसला |
उलटा यदि अदालत दावे को संतुष्ट करने से इंकार कर देती है | ||
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लेखांकन जानकारी |
अदालत द्वारा मान्यता प्राप्त नहीं किए गए दावों की रकम को नुकसान के रूप में लिखा जाता है | ||
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प्रशासन के आदेश से, कर्मचारी, जिसके साथ पूर्ण वित्तीय जिम्मेदारी पर एक समझौता संपन्न हुआ है, इन्वेंट्री के परिणामस्वरूप पहचानी गई कमी की भरपाई करता है |
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इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की तुलना शीट |
इन्वेंट्री के परिणामस्वरूप पहचानी गई वस्तुओं की कमी परिलक्षित होती है | ||
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लेखांकन प्रमाणपत्र-गणना |
उलटा लापता माल पर व्यापार मार्जिन परिलक्षित होता है | ||
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लेखांकन प्रमाणपत्र-गणना |
गुम हुए माल पर वैट की राशि बहाल कर दी गई है | ||
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चालान, लेखा प्रमाणपत्र-गणना |
गुम माल पर वैट की बहाल राशि कमी खाते से ली जाती है | ||
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लेखांकन प्रमाणपत्र-गणना |
कमी को बट्टे खाते में डालना दोषी पक्ष की कीमत पर परिलक्षित होता है | ||
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प्रशासन आदेश, लेखा प्रमाणपत्र-गणना |
माल की बिक्री और खरीद मूल्य के बीच का अंतर दोषी पक्ष की कीमत पर बट्टे खाते में डाल दिया जाता है | ||
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रसीद नकद आदेश |
कर्मचारी ने पहचानी गई कमी के लिए ऋण की प्रतिपूर्ति के लिए धन का योगदान दिया | ||
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लेखांकन जानकारी |
गायब माल की बिक्री और खरीद मूल्य के बीच का अंतर आय के रूप में लिखा जाता है | ||
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इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की तुलना शीट |
विशिष्ट दोषियों की अनुपस्थिति में कमी की राशि, साथ ही वह राशि जिसकी वसूली से अदालत ने इनकार कर दिया था, को संगठन के अन्य खर्चों के रूप में मान्यता दी जाती है | ||
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माल और सामग्री की क्षति, क्षति, स्क्रैप पर अधिनियम, माल को बट्टे खाते में डालने पर अधिनियम |
दोषी पक्ष की कीमत पर प्राकृतिक हानि के मानदंडों से अधिक माल की हानि परिलक्षित होती है | ||
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इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की तुलना शीट |
इन्वेंट्री के परिणामस्वरूप पहचाने गए अतिरिक्त सामान को पूंजीकृत किया गया | ||
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इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की तुलना शीट |
आपातकालीन परिस्थितियों के कारण गैर-क्षतिपूर्ति योग्य नुकसान को माफ कर दिया गया है (प्राकृतिक आपदाओं के परिणामस्वरूप माल का विनाश और क्षति, आदि) | ||
